Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen palkkahallinnossa : case: Yritys x

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on toteuttaa onnistunut ohjelmistorobotin käyttöönotto organisaation palkkahallinnossa sekä ymmärtää ohjelmistorobotiikan toimintaa ja sen avulla saavutettavia hyötyjä. Opinnäytetyö on toteutettu toimeksiantona ja tutkimusmenetelmä on casetutkimus. Ohjelmistorobotin avulla saavutettavan ajansäästön ymmärtämistä varten automatisoitavasta prosessista on kerätty kvantitatiivista tietoa. Opinnäytetyön teoria on jaettu kahteen osioon. Ensimmäinen osio käsittelee ohjelmistorobotiikan taustaa, nykytilaa, käsityksiä ohjelmistorobotiikasta sekä sen hyötyjä ja haittoja. Teoriaosuuden lopussa esitellään ohjelmistorobotiikkaratkaisun valinta. Toisessa teoriaosuudessa käsitellään palkkahallinnon kohtaamista muutoksista Euroopan unionin tietosuoja-asetus, digitalisaatio ja kansallinen tulorekisteri, jotka saattavat tulevaisuudessa vaikuttaa myös ohjelmistorobotin toimintaan.

Ohjelmistorobotin toimintaympäristön ymmärtämiseksi esitellään case-yritys, yrityksen palkkahallinto ja palkkahallinnon järjestelmät. Kahden järjestelmän merkitystä palkkahallinnossa avataan tarkemmin, joita robotti käyttää toiminnassaan. Ohjelmistorobotin sujuva käyttöönotto vaatii riskien tunnistamista, riskienhallintaa ja yksityiskohtaisen prosessikuvauksen ensimmäisestä automatisoitavasta prosessista. Case-yrityksen palkkahallinnon ensimmäinen automatisoitava prosessi on tilintarkastusmateriaalin kerääminen. Ohjelmistorobotti ohjelmoidaan suorittamaan rutiinitehtävä yksityiskohtaisen prosessikuvauksen perusteella. Robotin ohjelmoinnin jälkeen havaittiin ongelmia, joihin esitetään tässä opinnäytetyössä ratkaisuja.

Opinnäytetyön avulla toteutettu ohjelmistorobotin käyttöönotto on onnistunut ja esiintyneet ongelmat eivät olleet vakavia, eivätkä estäneet ohjelmistorobotiikkakokeilun jatkamista. Tulevaisuudessa palkkahallinnon työntekijät yhdessä IT-osaston kanssa kehittävät ohjelmistorobotin toimivuutta tilintarkastusmateriaalin keräämisprosessissa ja tutkivat uusien mahdollisten rutiininomaisten prosessien automatisointia ohjelmistorobotille. Ohjelmistorobotiikasta saavutettavat kustannus- ja ajansäästö realisoituvat myöhemmin, kun tiedetään tarkemmin, kuinka sujuvaa robotin toiminta on ja kuinka paljon työtunnit vähenevät työntekijöiltä.

The aim of this thesis is to successfully apply robotic process automation for the commission organization’s payroll management and to understand how robotic process automation functions as well as its possible benefits. This thesis is carried out as a commission and the used research method is a case study. Quantitative information on the automated process was gathered to better understand the time saving benefits from the use of robotic process automation.

The theory is divided into two parts. The first introduces robotic process automation, its current functionality, perceptions about it and its possible benefits and disadvantages. The end of the first part presents the selected robotic process automation solution. The second part explains the general data protection regulation, digitalization and incomes register, which might also influence the operation of the robot.

The case company, the company’s payroll management and the systems used in the payroll management are introduced, for better understanding the operational environment of the robot. Two of the above systems are presented in more detail, since the robots operation relates to those two systems. Successful applying of the robot requires identifying risks, risk assessment and a specified process description about the first process to be automated. The case company’s payroll management chose gathering auditing material to be the first automated process. The robot will be programmed to operate based on the specified process description. Problems concerning the operation of the robot appeared after the programming and solutions are presented in this thesis.

The applied robotic process automation is successful and the problems that appeared were not severe nor did they prevent the use of the robot. In the future, the employees of the payroll management together with the IT-department will improve the operation of the robot in the auditing material gathering process and will consider new possible routine tasks to be automated. Cost and time saving benefits will be realized after the robot has been functioning for a while and the future working hours of the employees are known.