Projektin läpiviennin ja seurannan kehittäminen

Abstract

Tutkimustyössä kartoitettiin kohdeyrityksen projektinhallintamenetelmiä ja tapoja. Tavoitteena löytää tärkeimmät kehittämiskohteet projektin seurannassa ja läpiviennissä. Työn aikana tutustuttiin projektihallinan mallidokumentteihin, käytössä olevaan projektimalliin, toimintatapoihin, projektinhoitoon liittyviin mielipiteisiin ja asenteisiin.

Työn tärkeimpänä lähteenä oli kohdeyrityksessä pidetyt haastattelut. Haastateltavia oli yhteensä 12 projektinhoitotöitä tekevää henkilöä. Kukin haastattelu kesti noin 1-2 tuntia. Sain haastatteluiden aikana paljon mielipiteitä projektinhallinnasta ja kokemuksia aiemmista projekteista. Lisäksi sain kommentteja epäkohdista, joihin haastateltavat olivat törmänneet työskennellessään suunnittelijana tai projektipäällikkönä.

Seuraavaksi analysoin haastattelumateriaalin osin litteroimalla sekä mindmappien avulla. Haastatteluiden analysoinnin jälkeen tutustuin syvemmin projektinhallinnan teoriaan. Tiedonsaanti oli suhteellisen helppoa, sillä aiheeseen löytyi lähteitä ja kirjallisuutta kattavasti. Opinnäytetyön rajaaminen oli puolestaan melko haastavaa. Tutkimuksessani tutustuin erityisesti haastatteluissa esille tulleisiin epäkohtiin.

Tutkimustyön alussa oli tarkoitus, että se painottuisi eniten olemassa oleviin mallidokumentteihin ja erityisesti projektin muutostenhallintaan. Haastatteluiden aikana mukaan tuli uusia ideoita ja kehittämiskohteita. Erityisesti henkilöstöresurssointiin kaivattiin toimivaa työkalua. Ehkä tärkeimpänä tutkimustyön tuloksena onkin yksikön henkilöstöresurssointiin tarkoitettu Excel-VBA työkalu. Tämän tukena toimii projektin hallintaan luotu aikataulu työkalu. Lisäksi projektimallia tutkiessani päätin luoda projektimallin tukidokumenteiksi ToDo-listoja tiettyihin projektin vaiheisiin. Listat ovat tarkoitettu muistilistoiksi, jotta mikään asia ei jäisi huomiotta.

In this thesis, project management methods and customs were surveyed. The goal was to find the main development targets for monitoring and completing the project. During the course of the thesis, templates, the current project model, the methods of operation, the opinions and attitudes related to project management were explored.

The most important source were interviews within the target company. A total of 12 project experts were interviewed. I interviewed to each interviewee from one to two hours. During the interviews, I received many opinions about project management and experiences from past projects. In addition, I received comments about the disadvantages to which the interviewees had come across as a designer or as a project manager.

After interviews had been conducted, the interview material was analyzed by using partly transcription and mind map. After analyzing the interviews, I began to explore more project management theory. Literature and other sources related to the subject were indeed abundant. Access to information was relatively easy, but the clear defining of the thesis was quite challenging. The problems that appeared at the interviews were especially explored.

At the beginning of the research, I thought that I would focus particularly in the existing templates, and project change management. During the interviews came new ideas and development targets. Especially the human resources management needed some kind of tool. Therefore, the most important result of the research maybe the Excel-VBA tool for human resource planning. Human resource tool is supported by the timetable tool created for the project management. In addition, when studying the project model, I decided to create To-do lists for the project phases. The lists are referred to as checklists so that everything is remembered.