Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntäminen rakennusalan pk-yrityksen tarvikkeiden hankinnassa

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli antaa toimeksiantajalle tietoa järjestelmän kehittämisen ja markkinoinnin tueksi tutkimalla toiminnanohjausjärjestelmä Adminetin hankintaprosessin toimivuutta rakennusalalla. Toimeksiantajana toimi jyväskyläläinen vuonna 2004 perustettu yritys Admicom Finland Oy, jonka tuote Adminet soveltuu käyttöön talotekniikka-, rakennus- ja teollisuusalalla. Admicomilla oli halu tutkia hankintaprosessia toiminnanohjausjärjestelmässä rakennusalalla ja varsinkin ostotilauksen käyttöä, koska sen käyttö oli ollut vähäistä asiakasmäärään suhteutettuna.

Teoriapohja perustuu hankintaan ja ostamiseen liittyvään kirjallisuuteen sekä verkkoaineistoihin. Teoriaosuudessa hyödynnetään myös Admicomin asiantuntijoita ja siihen liittyen haastateltiin Admicomin käyttöönotto- ja koulutusvastaavia, myyntijohtajaa sekä sovelluskehittäjää. Tietoperustassa käydään läpi hankinta- ja ostoprosessia, sekä hankintatoimintaa yleensä. Lisäksi käsitellään rakennusalan erityispiirteitä, toiminnanohjausjärjestelmien historiaa rakennusalalla sekä teknologian kehityksen vaikutusta alaan.

Tutkimukseen valittiin tutkimusmenetelmäksi kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Aineistonkeruumenetelmäksi valittiin teemahaastattelu. Haastateltuja yrityksiä oli 12.

Tutkimus osoitti, että järjestelmän hyödyntäminen koko ostoprosessissa on mahdollista, mutta ei tällä hetkellä kannattavaa. Ostotarpeiden määrittelyä ja ostotarjouksen tekemistä ei voida vielä hyödyntää järjestelmässä niin, että sen käyttö olisi yleistä. Ostotilauksen tekeminen järjestelmän kautta sisältää mahdollisuuksia ja potentiaalia, mikä pitää pystyä tulevaisuudessa hyödyntämään paremmin ja tuomaan esiin asiakkaille. Ostolaskutus ja sen toiminnot ovat järjestelmän vahvin osa prosessin osalta, ja tutkimus osoitti myös asiakasyritysten ajattelevan näin. Adminet on järjestelmänä edellä rakennusalan ostamisen kehitystä, mutta tulevaisuudessa järjestelmän toimintoja pystytään hyödyntämään enemmän.

The purpose of this thesis was to give information to Admicom, to support of developing the ERP system and marketing by researching ERP system –Adminet’s functionality in construction industry. The assignor was Admicom Finland Oy from Jyväskylä, which was established in 2004. Admicom’s staple product is the ERP system Adminet, which can be used in housing technique, construction and manufacturing industries. Admicom wanted to research the purchasing process in construction industry and especially the use of purchasing orders, because it is not so popular among construction industry clients.

The theoretical framework is based on literature of purchasing and buying, together with online resources. This part utilizes the expertise of Admicom’s employees. Admicon’s employees in charge of introduction and education, sales director and system developer were interviewed for the thesis. The theoretical part discusses the purchasing process and acquisitions operations, as well as the special features and the development of the ERP systems and technology in the construction industry.

The research method was qualitative research, and the data were collected through theme interviews. The study found that exploiting all parts of the ERP system in the purchasing process is possible, but not profitable at the moment. Defining the purchase needs and making purchase offers cannot be done in a way that would make it frequent at this point. There are possibilities and potential in making purchasing orders in the ERP system and Admicom should bring it out to the clients and exploit it better in the future. Purchasing invoicing and its functions are the strongest part of the ERP system regarding the purchasing process. The study pointed out that also the clients agree with that. Adminet is yet ahead of development in the construction industry’s purchasing but in the future system the functions of the system can be exploited more.