Johtamisen kehittäminen : Kustannustehokas ja oppiva organisaatio
Reunanen, Toni (2018)
Reunanen, Toni
Tampereen ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121922520
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121922520
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä vastataan kysymykseen miten kehitetään toimintaa kustannustehokkaaksi, ennakoivaksi, sekä itseoppivaksi organisaatiossa, missä toiminta on monipuolista ja kattaa koko Suomen.
Liiketoiminnan kasvu ja muutokset markkinoissa sekä lainsäädännössä pakottivat muuttamaan toimintatapoja ja organisaatiorakennetta. Henkilökunnan vaihtuvuus oli suurta vuosina 2015–2016. Toiminta siirtyi enemmän kentälle ja pienempiin kuntiin kasvukeskuksista. Organisaatio oli vuoden 2016 alussa kaksitasoinen ja piti sisällään 19 henkeä viidellä paikkakunnalla ja oli siten vaikeasti johdettava sekä mitattava.
Opinnäytetyön tuloksena operatiivinen johtaminen jaettiin kahdelle lähiesimiehelle ja paikkakunnittain jaettiin vastuutiimit. Liiketoiminnan prosesseille nimettiin vastuuhenkilöt, joiden vastuulla oli prosessin toimivuus ja tietotaidon lisääminen. Samaan aikaan liiketoiminnan eri prosessit kuvattiin, avattiin ja päivitettiin. Tässä yhteydessä poistettiin löydettyjä päällekkäisyyksiä toiminnoista ja tehtiin työohjeita.
Päivittäisjohtamisen soveltaminen ja käyttöönotto osastolla sisältyi opinnäytetyöhön. Sitä varten kehitettiin mittareita ja toimintaa seuraamalla saatiin aikaiseksi parannuksia prosesseihin viikoittain. Lisäksi pystyttiin karsimaan asiakkaalle arvoa tuottamatonta toimintaa, mikä taas tehosti työtä ja toi kustannuksiin säästöjä. Iso haaste toiminnan johtamisessa oli pienten ja yksittäisten tiimien johtaminen. Yksi päivittäisjohtamisen merkittävimpiä työkaluja oli päivittäin henkilökunnan mobiilissa täyttämä työpäiväkysely. Sen avulla saatiin jatkuvasti tietoa kentältä ja pystyttiin reagoimaan nopeammin ja myös ennakoimaan isompia ongelmia. Päivittäisjohtamisen rinnalle tuli pienempien yksiköiden käyttöön viikoittaisjohtaminen. Nämä mahdollistivat yksiköiden työn kuorman tasauksia ja tiedon ajantasaisen jaon, kuormittamatta liikaa resursseja.
Opinnäytetyön tuloksena työpisteitä ja prosesseja järjesteltiin ja muokattiin paremman virtaustehokkuuden saavuttamiseksi. Työpisteiden järjestyksessä sovellettiin 5S- menetelmää. Prosesseissa sovellettiin FIFO- menetelmää huomioiden riskit poikkeamien aiheuttamista pullonkauloista.
Osasto tiimeineen pääsi jatkuvan tuen ja ohjauksen piiriin, kuitenkin säilyttäen vastuun ja vapauden oman työn järjestämisestä ja kehittämisestä. Jatkuvan parantamisen ja itseoppimisen kulttuuri oli alkanut.
Liiketoiminnan kasvu ja muutokset markkinoissa sekä lainsäädännössä pakottivat muuttamaan toimintatapoja ja organisaatiorakennetta. Henkilökunnan vaihtuvuus oli suurta vuosina 2015–2016. Toiminta siirtyi enemmän kentälle ja pienempiin kuntiin kasvukeskuksista. Organisaatio oli vuoden 2016 alussa kaksitasoinen ja piti sisällään 19 henkeä viidellä paikkakunnalla ja oli siten vaikeasti johdettava sekä mitattava.
Opinnäytetyön tuloksena operatiivinen johtaminen jaettiin kahdelle lähiesimiehelle ja paikkakunnittain jaettiin vastuutiimit. Liiketoiminnan prosesseille nimettiin vastuuhenkilöt, joiden vastuulla oli prosessin toimivuus ja tietotaidon lisääminen. Samaan aikaan liiketoiminnan eri prosessit kuvattiin, avattiin ja päivitettiin. Tässä yhteydessä poistettiin löydettyjä päällekkäisyyksiä toiminnoista ja tehtiin työohjeita.
Päivittäisjohtamisen soveltaminen ja käyttöönotto osastolla sisältyi opinnäytetyöhön. Sitä varten kehitettiin mittareita ja toimintaa seuraamalla saatiin aikaiseksi parannuksia prosesseihin viikoittain. Lisäksi pystyttiin karsimaan asiakkaalle arvoa tuottamatonta toimintaa, mikä taas tehosti työtä ja toi kustannuksiin säästöjä. Iso haaste toiminnan johtamisessa oli pienten ja yksittäisten tiimien johtaminen. Yksi päivittäisjohtamisen merkittävimpiä työkaluja oli päivittäin henkilökunnan mobiilissa täyttämä työpäiväkysely. Sen avulla saatiin jatkuvasti tietoa kentältä ja pystyttiin reagoimaan nopeammin ja myös ennakoimaan isompia ongelmia. Päivittäisjohtamisen rinnalle tuli pienempien yksiköiden käyttöön viikoittaisjohtaminen. Nämä mahdollistivat yksiköiden työn kuorman tasauksia ja tiedon ajantasaisen jaon, kuormittamatta liikaa resursseja.
Opinnäytetyön tuloksena työpisteitä ja prosesseja järjesteltiin ja muokattiin paremman virtaustehokkuuden saavuttamiseksi. Työpisteiden järjestyksessä sovellettiin 5S- menetelmää. Prosesseissa sovellettiin FIFO- menetelmää huomioiden riskit poikkeamien aiheuttamista pullonkauloista.
Osasto tiimeineen pääsi jatkuvan tuen ja ohjauksen piiriin, kuitenkin säilyttäen vastuun ja vapauden oman työn järjestämisestä ja kehittämisestä. Jatkuvan parantamisen ja itseoppimisen kulttuuri oli alkanut.