Päivittäisjohtamisen taulu : malli resurssi-, poikkeama-, seuranta- ja kehittämis-/ideataulun käyttöön

Abstract

Yksi Lean-menetelmän perusperiaatteista on visuaalisuus. Työn sujuvuuden kannalta olennainen informaatio tulisi olla helposti saatavilla. Seinätaulut, kuten päivittäisjohtamisen taulu, auttavat tiedon jakamisessa ja nopeuttavat palavereiden kulkua. Yhdellä silmäyksellä saadaan kokonaiskuva päivän toiminnasta ja siihen olennaisesti vaikuttavista asioista.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa malli helpottamaan päivittäisjohtamisen taulun käyttöönottoa ja juurtumista Varsinais-Suomen kuvantamiskeskuksen (VSKK) osastoilla. Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata ja kehittää kuvantamisen osastoille neljä erilaista taulua, jotka yhdessä muodostavat päivittäisjohtamisen taulun. Nämä neljä taulua ovat resurssi-, poikkeama-, seuranta- ja kehittämis-/ideataulu. Mallin avulla on mahdollisuus yhdenmukaistaa taulukäytännöt kuvantamisen eri toimipaikoissa.

Tutkimusta ohjaavat kysymykset olivat seuraavat: Millaisia kokemuksia eri taulujen käytöstä oli? Mitkä asiat koettiin merkityksellisiksi eri tauluissa? Mikä oli ollut vaikeaa tai esteenä taulun käytölle? Kaikkiin kolmeen kysymykseen haettiin vastausta teemahaastatteluiden aineistosta. Teemahaastatteluja suoritettiin kaksi kappaletta kuvantamisen eri osastoilla. Haastateltavat olivat ammatiltaan röntgenhoitajia ja heitä oli yhteensä seitsemän kappaletta. Päivittäisjohtamisen taulun käyttö selkeästi kiinnosti heitä ja herätti runsaasti keskustelua. Teemahaastatteluiden aineisto analysoitiin teorialähtöisen sisällönanalyysin avulla. Opinnäytetyön tuloksena saatiin malli kuvantamisen osastoille päivittäisjohtamisen taulun käyttöönoton helpottamiseksi. Erityisesti osastoille, joilla seinätaulut eivät ole vielä vakiintuneessa käytössä, opas saattaa olla hyödyllinen.

Tulosten perusteella taulun sijaintiin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Epäedullinen paikka saattaa olla este taulun sujuvalle käytölle. Taulun selkeä ulkoasu ja informaation rajaaminen helpottavat hahmottamista. Koko henkilöstön läsnäolo aamupalaverissa on onnistuneen päivittäisjohtamisen edellytys. Päivittäisjohtamisen taulun kehittämisessä on hyvä muistaa yksi Lean-menetelmän perusperiaate eli jatkuva parantaminen. Taulu ei tule koskaan valmiiksi, vaan sitä tulee parantaa ja kehittää versio toisensa jälkeen.

One of the main principals of Lean management is visualization. For the work to go fluently, the information needed should be easily available. Management boards, such as the daily management board, help the sharing of information and speed up meetings. With a single glance one can get the whole picture of the day’s activities, and the essential things that influence them.

The main purpose of this thesis was to produce instructions to make it easier to put the daily management board to use and to help implement it in Medical Imaging Centre of Southwest Finland. The aim of this thesis was to develop four different boards, that together make up the daily management board, and describe their functionality. These four boards are the resource board, the exceptions board, the monitoring board and the improvements/idea board. Instructions enables a consisted way of using the board across the different radiology departments.

The research questions were as follows: What kinds of experiences were there of using the different boards? Which kinds of things were seen as significant on the different boards? What had been difficult or seen as a hindrance when using the boards? The answers to all three questions were sought from the material gathered from theme interviews. There were two theme interviews conducted on different radiology departments and the interviewees were seven radiographers. They were clearly interested in the usage of the daily management board and it brought up a lot of conversation. The material of the theme interviews was analyzed using a quantitative content analysis. The resulting guide, that helps put the daily management board to use, might be especially useful for departments where the management boards are not yet in everyday use.

According to the results, it is very important to pay attention to the location of the board. An unfavourable location might be a hindrance for fluent usage of the board. The board’s clear layout and confined information helps to see the bigger picture. The presence of the whole staff at the board meeting is a requirement for successful daily management. When developing the daily management board, it is good to remember one of the main principals of Lean management: constant improvement. The board will never get completed, but rather it should be continuously improved and developed.