O365-ympäristön ja -yhteistyökalujen käyttöönottosuunnitelma

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli valmistella O365-intranetympäristön ja -yhteistyökalujen käyttöönottosuunnitelma Metsä Groupille. Työn tavoitteet olivat seuraavat: mitä sisäisen viestinnän toimenpiteitä O365-intranetin käyttöönotto vaatii ja mitä sisäisen viestinnän toimenpiteitä tarvitaan yhteistyökalujen käytön vakiinnuttamiseksi.

Työn teoreettinen viitekehys muodostui sisäisestä viestinnästä, muutosjohtamisesta sekä edellisiä yhdistävästä muutosviestinnästä. Työ toteutettiin toimintatutkimuksen keinoin, ja sen pohjana käytettiin kirjallisuuskatsausta, osallistuvaa havainnointia ja haastattelua. Opinnäytetyöprosessi alkoi lokakuussa 2018 ja produkti valmistui marraskuussa.

Opinnäytetyön tuloksena voitiin tunnistaa onnistuneen käyttöönoton ja muutoksen vakiinnuttamisen kannalta keskeiset toimenpiteet. Näiden löytöjen pohjalta valmisteltiin Metsä Groupin intranetin uudistuksesta vastaavan projektitiimin käyttöön käyttöönottosuunnitelma, jossa esiteltiin käyttäjiin kohdistuvia muutosviestinnän toimenpiteitä. Suunnitelmassa ei puututtu tekniseen käyttöönottoon.

The purpose of this thesis was to plan a deployment plan of O365 intranet and collaboration tools for Metsä Group. The research objective was to answer to following questions: which internal communications actions does the deployment of O365 intranet require and what are the internal communications actions to institutionalise the collaboration tools within the organisation.

The theoretical framework consists of internal communications, change management and change communications, which combines the formers. The study was conducted by using action research which was based on a literature review, participant observation and interview. The thesis process started in October 2018 and the output of the thesis was finished in November.

As an outcome of the thesis, the key measures for successful deployment and institutionalisation of change could be identified. Based on these findings, a deployment plan was prepared for the project team responsible for Metsä Groups intranet renewal. The plan did not address technical implementation.