Procountor-pikaohjeen laatiminen APL Balance Oy:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on luoda pikaohje Procountor-taloushallintojärjestelmän käyttöön. Pikaohje on tarkoitettu tilitoimistojen asiakkaille ja sen tarkoitus on vähentää aikaa, joka tilitoimistojen työntekijöiltä menee asiakkaiden auttamiseen Procountorin tehokkaassa käytössä. Pikaohjeeseen on lisäksi kirjoitettu yleisimmät asiakkaan kohtaamat haasteet ja kysymykset, joita työn tilaajalta kysytään usein.

Opinnäyte on pikaohjeen osalta toteutettu toimintatutkimuksena. Lisäksi työssä on käytetty kvalitatiivisia menetelmiä. Hyödynnetyt kvalitatiiviset menetelmät ovat haastattelu ja benchmarking. Haastatteluilla selvitettiin Procountoria käyttävien kirjanpitäjien ja palkanlaskijoiden mielipiteitä ohjelmistosta. Lisäksi haastateltavilta kerättiin tietoa yleisimmistä ohjelmiston ongelmatilanteista. Bencmarkingilla vertailtiin Procountoria ja Visma Netvisor -ohjelmistoa.

Opinnäytteen tuloksena saatiin aikaan tilitoimiston asiakkaan kannalta kattava Procountor-pikaohje. Pikaohjeesa käsitellään myynti- ja ostoreskontraa, matka- ja kululaskuja sekä maksatusta. Lisäksi mukana ovat muun muassa palkat. Pikaohjeessa vastataan myös asiakkaiden yleisimpiin Procountoria käsitteleviin kysymyksiin.

Pikaohjetta ei ole vielä julkaistu, joten sen hyödyllisyyttä ei voida varmuudella arvioida. Uskon kuitenkin, että luomalleni pikaohjeelle on kysyntää sekä Procountoria käyttävien tilitoimistojen että heidän asiakkaidensa keskuudessa. Mielestäni opas on kattava, ja sen avulla pystytään vähentämään tilitoimistojen asiakkaiden Procountoriin liittyvän neuvonnan tarvetta. Jatkotutkimuksena voidaan selvittää, onko oppaasta ollut hyötyä organisaatioille ja kuinka mahdollisista ohjeen päivitetyistä versioista saataisiin entistä enemmän asiakasta palvelevia.

The objective of this thesis was to create a quick manual for Procountor financial admin-istration software. The quick manual is meant for clients of accounting companies. The ob-jective was to reduce the time accountants use to help their clients to utilize Procountor effectively. The quick manual also includes the most common challenges the clients face and the questions the commissioner of the thesis is most often asked by her clients.

The quick manual was created using action research. The thesis is also partly a qualitative study. Qualitative methods used were interview and benchmarking. The objective of the interviews was to collect opinions of Procountor from accountants and payroll clerks who use the software daily. Information about the problems with the software was also collected. Benchmarking was used to compare Procountor with Visma Netvisor software.

As a result of the thesis, an all-round quick manual for the clients of accounting companies was created. The manual covers sales and purchase ledgers, travel invoices, bills of services, salaries and making payments. The manual also answers the most common questions the clients have about Procountor.

Although the quick manual has not been published yet, so it is not possible to determine its usefulness accurately, there is a market for the manual amongst accounting companies who use Procountor and their clients. The manual is comprehensive and it can help to reduce the need for Procountor guidance with the clients of accounting companies. As a further study it can be investigated in the future, if the quick manual has been useful for organizations and how the potential updated versions of it could be made even more client friendly.