Improving Organizational Management and Effectiveness Through Digitalization

Abstract

This thesis was done for a company which is one of the leading manufacturers and experts in its own technology area. The focus is in one business division and its production plant, located in Finland. The Factory is a traditional manufacturing unit, where Sales, Production, Purchasing, R&D and Service are located regarding to own design & manufactured products. Production and delivery project implementation was based on paper copies, which were handled manually with regards to order handling and production supervision.

Over the long period of traditional manufacturing, personnel changes, lack of instructions, process descriptions and management practices, the operation efficiency got lower. In addition, digital tools expired or were not supported in any way. When this happens, usually the panic button is pushed, and everything goes to even more towards manual steering. The purpose of this research was to find out development needs, and to give answers how to improve the organizational effectiveness and management to achieve better results.

The research goal was to create a transparent method for the management of processes and operation for the decision making, and to improve the overall business. During the research process modelling, improvement methods, leadership, project management, lean practices, improvement tools and philosophy were studied. During the research organizational structures and implementation of Lean were also studied. Research was done with qualitative method. Observations and data collection done with initial process modelling, online questionnaire and discussions.

Improvement targets were found during the research. Bottlenecks were found during process modelling of the current operation. Two main themes were found and further studied using online questionnaire. The result of the discussion with the consultant was similar as with own personnel and it was confirmed that the researcher had identified right problems with the current operation.

The conclusion led to suggestion in which digitalized management, where the leadership and organization are in the center of the operation, is the solution. The goal is improved profit by developing the effectiveness of the operation at all levels.

Tutkimustyö tehtiin suomalaiselle yritykselle, joka on yksi johtavista kansainvälisistä yhtiöistä alallaan. Työssä keskityttiin yhden liiketoimintadivisioonan tehtaan toimintoihin. Tehdas on perinteinen valmistava yksikkö, jossa sijaitsee tuotteiden valmistuksen lisäksi, myynti, hankinta, tuotekehitys sekä jälkimarkkinointi, pitäen sisällään koko divisioonan varaosaliiketoiminnan. Lisäarvon tuottaminen on raaka-aineiden jalostamisen halutuksi tuotteeksi ja osaamisen pääoma kylmäteknologiassa, joka on saavutettu yhtiön pitkän historian aikana. Tuotannon ja toimitusprojektien ohjaus tapahtui manuaalisesti ja perustui pääasiassa paperitulosteisiin, kuten myös tilausten käsittely ja tuotannon ohjaaminen. Tulosteet jalkautettiin tuotantoon viemisen yhteydessä. Toiminnan tehokkuus pieneni johtuen henkilöstön vaihtumisesta, ohjeiden, prosessien ja niiden ohjauksen sekä johtamiskäytäntöjen puuttumisesta. Digitaaliset työkalut vanhenivat tai niitä ei enää tuettu. Työn tarkoitus oli löytää kehitystarpeet ja antaa vastaukset empiirisen tutkimuksen kautta, miten toimintaa voidaan kehittää ja tehostaa päästäkseen parempiin tuloksiin.

Työn päämääränä oli tutkia prosessimallinnusperiaatteet, toiminnan parantamistoimenpiteet, johtaminen, projektin hallinta, sekä tehokkuuden parantaminen Lean-työkaluilla ja filosofialla. Lean-periaatteiden implementointi ja organisaatiomallit tutkittiin myös. Tavoitteena oli läpinäkyvä ohjausmalli, jossa prosessien ohjaus sekä päätöksen tekeminen tapahtuvat ja nähdään ajantasainen tilannetieto liiketoiminnan kannalta. Työ oli laadullinen tutkimus, jossa havainnot ja datan keruu tehtiin prosessimallinnuksella, sähköisellä tutkimuskyselyllä ja keskusteluilla.

Kehityskohteet havaittiin tutkimustuloksissa. Pullonkaulat todettiin prosessimallinnuksessa ja toiminnan tarkkailulla. Sähköinen tutkimuskysely tuotti mielenkiintoisia havaintoja. Kaksi pääteemaa pystyttiin nostamaan vastauksista, jotka hyödynnettiin tutkimustyössä. Tulokset keskusteluista konsultin kanssa olivat linjassa tutkimuksen havaintojen kanssa.

Johtopäätökset ja kehittämisehdotukset on digitalisoitu johtamisjärjestelmä, missä johtajuus ja organisaation toiminta ovat keskiössä. Prosessien kuvaus ja parantaminen toteutetaan tutkimuksen mukaisesti. Toimitusprojektit, sisältäen räätälöidyt kokonaisuudet, hallitaan projektin hallintamenetelmin sekä työn tehokkuus ja jatkuva parantaminen tehdään ja ylläpidetään valikoiduin Lean-työkaluin. Tavoitteena ei ole päästä käyttämään uusia menetelmiä, vaan päämääränä on parempi liiketoiminnallinen tulos tutkituin menetelmin.