Käyttäjälähtöisyys työympäristömuutoksessa : Muotoilu muutoksen tukena
Vesalainen, Päivi (2019)
Vesalainen, Päivi
2019
Kaikki oikeudet pidätetään
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201903173255
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201903173255
Tiivistelmä
Työn tavoitteena on tutkia työympäristömuutosta asiantuntijaorganisaatiossa muotoiluajattelun näkökulmasta ja palvelumuotoilun menetelmin. Tutkimuksessa selvitetään ja kokeillaan miten käyttäjätietoa voi kerätä ketterällä ja mobiililla menetelmällä, mobiililuotaimella. Toisena kysymyksenä tutkitaan sitä, miten asiakkaan työympäristömuutos on toteutunut tavoitteisiinsa nähden. Kolmantena kysymyksenä tutkitaan työympäristöprojektin palvelukokemusta asiakkaan projektin avainhenkilöiden näkökulmasta.
Liiketoiminnallisena viitekehyksenä tutkimuksessa on uusi työ ja sen myötä muuttuvat työympäristöt, erityisesti monitilatoimisto. Muotoiluajattelullisena viitekehyksenä on asiakasymmärrys ja arvon tuottaminen. Viitekehys taustoitetaan kirjallisuustutkimuksen kautta. Työn painotus on produktiivinen ja se toteutettiin yhdessä toimeksiantajan ja heidän asiakkaansa kanssa. Työ painottui työympäristömuutoshankkeen loppuvaiheeseen, jossa uusi monitilatoimisto oli otettu käyttöön ja työympäristön toimivuudesta haluttiin saada tietoa.
Tutkimuksessa havaittiin, että mobiililuotain toimi hyvin työympäristöpalautteen keräämisessä. Luotaamiseen osallistujat pitivät tapaa helppona ja vaivattomana. Myös tutkijan kannalta mobiililuotain oli joustava käyttää. Menetelmä mahdollisti vuorovaikutteisuuden ja lisäsi käyttäjäempatiaa. Tutkimuksen kohteena ollut työympäristömuutos oli toteutunut tavoitteisiinsa nähden hyvin. Uudet monitoimitilat olivat luoneet puitteet uudenlaiselle yhteistyölle ja yhteisöllisyydelle. Hyvin alkaneen muutoksen uhkana on, että yhteisten toimintatapojen ja kulttuurin muutosta ei johdeta. Havainnot tukevat ennakkokäsitystä uuden työn ja työympäristön elementeistä, jossa fyysinen, sosiaalinen ja digitaalinen ympäristö ovat kokonaisuus, joita on kehitettävä ja johdettava yhtäaikaisesti. Lisää arvoa työympäristöprojektin asiakkaalle voi tuoda tarjoamalla heille selkeän mallin ja ennakkokuvan siitä minkälainen työympäristön muutosprojekti tyypillisesti on ja mitä se edellyttää eri osapuolilta. Palveluiden kuvaaminen ja konseptointi, esimerkiksi muutosten käsittelyyn liittyen, voi avata mahdollisuuksia lisäpalveluille projektin aikana tai sen päätyttyä ylläpitopalveluina. The objective of the thesis was to study a workplace change in the expert organization from the service design point of view and applying design thinking. The study explored and piloted an agile and mobile method for collecting user information from workspace users, a mobile probe. At the same time, feed-back was collected to evaluate how the work environment change has been achieved in relation to its goal. In addition, the service experience of the design project was examined from the perspective of key project personnel.
The theoretical framework of research is a new way of working and changing work environments, especially an activity-based office. The design thinking framework is customer focus and value creation. The framework is explained in more detail by literature research. The empirical phase of the research focused on the final phase of the workspace change project, where a new activity-based office had been taken into use and feedback from user was sought.
In conclusion, the mobile probe appeared to be an easy-to-use tool for the participants. From the researcher's point of view, mobile probe was flexible and enabled interactivity and increased user empathy. The change in the working environment that was the subject of the study was well achieved in relation to its objectives. The new activity-based office had created a framework for new cooperation and communality. The threat of a well-begun change is that the change in common practices and culture is not managed. The findings support a preconceived view of the elements of new work where the physical, social and digital environment are an entity that needs to be developed simultaneously. Based on the study, the establishment of a permanent work environment team with real estate, information technology and human resources functions can be recommended for organizations operating in activity-based workspace. Added value to the client of a workspace project can be achieved by providing them with a clear model and an outline of a typical workspace change project and what it requires from different parties. Describing and conceptualizing services, for example, in regard to change management, can open up opportunities for additional sales during or after the project.
Liiketoiminnallisena viitekehyksenä tutkimuksessa on uusi työ ja sen myötä muuttuvat työympäristöt, erityisesti monitilatoimisto. Muotoiluajattelullisena viitekehyksenä on asiakasymmärrys ja arvon tuottaminen. Viitekehys taustoitetaan kirjallisuustutkimuksen kautta. Työn painotus on produktiivinen ja se toteutettiin yhdessä toimeksiantajan ja heidän asiakkaansa kanssa. Työ painottui työympäristömuutoshankkeen loppuvaiheeseen, jossa uusi monitilatoimisto oli otettu käyttöön ja työympäristön toimivuudesta haluttiin saada tietoa.
Tutkimuksessa havaittiin, että mobiililuotain toimi hyvin työympäristöpalautteen keräämisessä. Luotaamiseen osallistujat pitivät tapaa helppona ja vaivattomana. Myös tutkijan kannalta mobiililuotain oli joustava käyttää. Menetelmä mahdollisti vuorovaikutteisuuden ja lisäsi käyttäjäempatiaa. Tutkimuksen kohteena ollut työympäristömuutos oli toteutunut tavoitteisiinsa nähden hyvin. Uudet monitoimitilat olivat luoneet puitteet uudenlaiselle yhteistyölle ja yhteisöllisyydelle. Hyvin alkaneen muutoksen uhkana on, että yhteisten toimintatapojen ja kulttuurin muutosta ei johdeta. Havainnot tukevat ennakkokäsitystä uuden työn ja työympäristön elementeistä, jossa fyysinen, sosiaalinen ja digitaalinen ympäristö ovat kokonaisuus, joita on kehitettävä ja johdettava yhtäaikaisesti. Lisää arvoa työympäristöprojektin asiakkaalle voi tuoda tarjoamalla heille selkeän mallin ja ennakkokuvan siitä minkälainen työympäristön muutosprojekti tyypillisesti on ja mitä se edellyttää eri osapuolilta. Palveluiden kuvaaminen ja konseptointi, esimerkiksi muutosten käsittelyyn liittyen, voi avata mahdollisuuksia lisäpalveluille projektin aikana tai sen päätyttyä ylläpitopalveluina.
The theoretical framework of research is a new way of working and changing work environments, especially an activity-based office. The design thinking framework is customer focus and value creation. The framework is explained in more detail by literature research. The empirical phase of the research focused on the final phase of the workspace change project, where a new activity-based office had been taken into use and feedback from user was sought.
In conclusion, the mobile probe appeared to be an easy-to-use tool for the participants. From the researcher's point of view, mobile probe was flexible and enabled interactivity and increased user empathy. The change in the working environment that was the subject of the study was well achieved in relation to its objectives. The new activity-based office had created a framework for new cooperation and communality. The threat of a well-begun change is that the change in common practices and culture is not managed. The findings support a preconceived view of the elements of new work where the physical, social and digital environment are an entity that needs to be developed simultaneously. Based on the study, the establishment of a permanent work environment team with real estate, information technology and human resources functions can be recommended for organizations operating in activity-based workspace. Added value to the client of a workspace project can be achieved by providing them with a clear model and an outline of a typical workspace change project and what it requires from different parties. Describing and conceptualizing services, for example, in regard to change management, can open up opportunities for additional sales during or after the project.