Verkkolaskujen aktivointi : Case Osuuskauppa KPO

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin Osuuskauppa KPO:lle, joka on ottanut verkkolaskut käyttöön jo vuonna 2004. Tavaran- ja palveluntoimittajia aktivoidaan parin vuoden välein verkkolaskuihin, jotta verkkolaskujen määrä saataisiin maksimoitua. Samaan aikaan asiakkaat puolestaan ilmoittavat siitä, että heidän järjestelmänsä kykenevät verkkolaskujen vastaanottoon, jolloin asiakkaiden laskutustiedot on muutettava.

Opinnäytetyön tavoitteena oli paperilaskuja lähettävien tavaran- ja palveluntoimit-tajien sekä verkkolaskutusta pyytävien asiakkaiden aktivoiminen verkkolaskulle. Tavoitteena oli maksimoida saapuvien ja lähtevien verkkolaskujen määrä.

Teoriaosiossa käsitellään sähköistä taloushallintoa sekä laskuja ja niiden käsitte-lyä. Teoriaosuuden lopussa esitellään verkkolaskut, niiden hyödyt ja rajoitteet. Li-säksi käydään läpi se, mitä yritys tarvitsee siirtyäkseen verkkolaskuihin.

Käytännön osuudessa tarkastellaan KPO:ta sekä S-ryhmää ja käydään läpi myös KPO:n taloushallinto sekä paperisten ja sähköisten laskujen käsittely. Tämän jälkeen tarkastellaan tehtyä aktivointia sekä sen tuloksia yksityiskohtaisesti. Lisäksi pohditaan, mitkä voisivat olla tulevaisuuden suunnat verkkolaskujen suhteen KPO:lla.

Työn viimeinen asia on hyötyanalyysi, jonka tarkoituksena on paljastaa KPO:lle, mistä suurin osa paperilaskuista tulee. Löytyisikö toimittajista sellaista ryhmää, joka työllistää KPO:ta kaikista eniten paperilaskuin, ja voisiko niille tehdä jotakin.

The thesis was made for Osuuskauppa KPO, which has been using electronic invoices since 2004. The suppliers are “activated” to send e-invoices every few years in order to maximize the volume of e-invoices. Meanwhile, the customers are starting to use systems that allow receiving e-invoices and thus they send notices that they wish to get their invoices as electronic versions. Then the billing information of customers has to be changed.

The goal was to activate those suppliers that send paper invoices and customers that have asked for e-invoicing in order to maximize the number of received and sent e-invoices.

The theoretical part handles electronic accounting and invoices. It is concluded with the introduction of e-invoices, their benefits and limitations. Additionally the theoretical part presents what a company needs in order to use e-invoices.

The practical part begins with an introduction of KPO and S-group. The accounting and handling of invoices at KPO are discussed. After that the activation process and its results are examined in detail. In the end the future of e-invoices at KPO is speculated.

The final part of this thesis is a benefit analysis, which reveals to KPO, where the majority of paper invoices come from. Could there be a group of suppliers that clearly send most of the paper invoices to KPO and is there anything to do about it.