Tapahtumalla tavoitteisiin : Case: Meet the Events 2010

Abstract

Työn tarkoituksena oli kehittää toimiva, kiinnostava ja kestävä kesätarjonnan esittelytapahtumakonsepti ja toteuttaa se ensimmäistä kertaa. Tapahtumamarkkinoinnin tehokkuutta usein aliarvioidaan ja uuden konseptin avulla haluttiin käytännössä osoittaa, että vuorovaikutus voi olla yksi yrityksen tehokkaimmista markkinointikeinoista.

Tapahtuma kohdistettiin kesätarjontaan erikoistuneisiin yrityksiin pääkaupunkiseudulla, sillä vastaavaa tilaisuutta ei ole aikaisemmin järjestetty. Lisäksi toimeksiantajayritys Funk Production oli saanut suoran pyynnön tämänkaltaisen tapahtuman toteuttamiselle. Erityisen tärkeänä pidettiin tapahtuman helppoa saavutettavuutta ja kaiken kokoisten yritysten yhtäläistä mahdollisuutta osallistua.

Konseptin kehittelyssä käytettiin apuna tapahtumajärjestämisen ja tuotekehittelyn periaatteita. Suunnitteluvaiheessa tutkittiin samankaltaisia aiemmin järjestettyjä tapahtumia sekä haastateltiin toimeksiantajayrityksen työntekijöitä, jotka ovat olleet mukana vastaavissa toteutuksissa näytteilleasettajina. Tapahtuman markkinointi hoidettiin pääasiassa sähköisesti. Näytteilleasettajat hankittiin sähköpostikutsujen ja puhelinkeskustelujen avulla, ja asiakkaat kutsuttiin Funk Productionin asiakasrekisteristä.

Meet the Events -tapahtuma järjestettiin 2.2.2010 Adams-salissa, Helsingin keskustassa sijaitsevassa tapahtumatilassa. Kokonaisuudessaan päivä sujui erittäin hyvin, ja sekä suullinen että kirjallinen palaute oli positiivista ja rohkaisevaa. Näytteilleasettajat olivat erityisen tyytyväisiä hyödyllisistä kontakteista sekä laajasta verkostoitumismahdollisuudesta.

Tapahtuman jälkeen kerätyn palautteen sekä järjestäjien omien kokemusten pohjalta rakennettiin varsinainen tapahtumakonsepti. Valmiin konseptin avulla opinnäytetyön toimeksiantaja Funk Production voi järjestää tapahtuman vuosittain ja tarpeen vaatiessa muokata sitä eri vuodenaikoihin sopivaksi.

The purpose of the thesis was to create a functional, interesting and sustainable summer event exhibition concept and to test it in practice. The effectiveness of event marketing is often underestimated, and the concept was created to demonstrate that interaction can be one of the most effective ways of company marketing.

The event itself was focused on companies organizing summer events in the metropolitan area. The company which commissioned the thesis had received a request to implement this kind of an event, because it had never been organized before. It was extremely important that the event was made easy to access and that all companies had a similar possibility to participate in the event.

The principals of event organizing and product development were used as guidelines when creating the concept. In the planning stage other previously organized, similar events were examined and Funk Production’s employees interviewed to find out how the events had been managed elsewhere. The marketing of the event was mainly managed via email, the Internet and the telephone. The exhibitors were obtained via email invitations and conversations by the telephone and the customers were invited from the Funk Production customer register.

Meet the Events was organized on February 2nd, 2010, in Adams hall, which is situated in the centre of Helsinki. In conclusion, it can be stated that the event was a success and all the feedback was really positive and encouraging. The exhibitors were particularly content with useful contacts and comprehensive networking possibilities.

The actual event concept was based on the feedback and the organizers’ own experiences. Funk Production can utilize the event concept every year when organizing Meet the Events. If needed, the concept can be modified to fit all seasons of the year.