Organising a multicultural event : case: Erasmus IP 2010: Innovative Approaches in Multicultural Tourism Education

Abstract

The purpose of this thesis was to study what issues need to be taken into consideration when organising a multicultural event. Erasmus IP 2010 Intensive course, organised by the School of Business and Services Management of Jyväskylä University of Applied Sciences, was used as a case study. Erasmus IP 2010 was held in Jyväskylä and its neighbouring municipalities between 7th and 18th March 2010.

Qualitative and quantitative research methods were used in the research. The qualitative methods included specialist interviews and observation conducted during the Erasmus IP 2010. The participants’ opinions of organising the Erasmus IP was gathered with a Digium questionnaire. This questionnaire was directed to 48 students with 47 responses were received.

The results showed the importance of cultural issues in organising a multicultural event. Ignoring the participants’ cultural features might lead to misunderstandings and conflicts. On the other hand, overemphasising cultural differences might be equally disadvantageous. The questions related to cuisine and religion were seen as the most substantial factors. In addition, differing time concepts and ways of communication were considered to be challenging. Security issues and international skills of the staff members are emphasised in a multicultural event. For the event to succeed, a fluent information flow between the organiser and the participants is essential.

This thesis was assigned by Jyväskylä University of Applied Sciences. In addition to the commissioner, companies planning or organising a multicultural event will benefit from the research results. This thesis is a general survey of organising a multicultural event. Therefore, it is applicable to organising different types of events.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, millaisia asioita tulee ottaa huomioon monikulttuurista tapahtumaa järjestettäessä. Esimerkkinä monikulttuurisesta tapahtumasta työssä käytettiin Jyväskylän ammattikorkeakoulun matkailu-, ravitsemis- ja talousalan Erasmus IP 2010 -intensiivikurssia. Kyseinen tapahtuma järjestettiin Jyväskylässä ja sen lähikunnissa 7. - 18.3.2010.

Tutkimuksessa käytettiin sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista tutkimusmenetelmää. Kvalitatiivisista menetelmistä hyödynnettiin asiantuntijahaastatteluja sekä Erasmus IP:n aikana tapahtunutta havainnointia. Erasmus IP 2010 -tapahtuman osallistujien mielipiteitä tapahtuman järjestelyistä selvitettiin Digium-kyselyllä. Kysely osoitettiin 48 opiskelijalle, ja siihen vastasi 47.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, kuinka tärkeää on ottaa osallistujien kulttuurilliset piirteet huomioon, jotta väärinkäsityksiltä ja konflikteilta voitaisiin välttyä. Toisaalta kulttuurierojen liiallinen ko-rostaminen voi olla haitallista. Suurimpina tekijöinä nousivat esiin uskontoon ja ruokakulttuuriin liittyvät asiat. Näiden lisäksi erot aikakäsityksessä ja kommunikoinnissa koettiin haasteellisiksi. Mo-nikulttuurisessa tapahtumassa turvallisuusasiat ja henkilökunnan kulttuurilliset taidot korostuvat. Tapahtuman onnistumiseksi myös sujuva tiedonkulku tapahtuman järjestäjän ja osallistujien välillä on tärkeää.

Tutkimuksesta hyötyvät työn toimeksiantaja, Jyväskylän ammattikorkeakoulu sekä monikulttuurisen tapahtuman järjestämistä suunnittelevat yritykset. Opinnäytetyössä on tutkittu monikulttuurisen tapahtuman järjestämistä yleisesti, joten se soveltuu hyvin erilaisten tapahtumien käyttöön.