Tiedon hyödyntäminen johtamisessa oppilaitoksissa

Abstract

Tehtäväni toimeksiantajana oli Pohjoisen Keski-Suomen oppimiskeskus, toinen Keski-Suomessa toimivista ammatillisista koulutuskuntayhtymistä. Alkuperäisenä tehtäväkuvauksena oli etsiä tietoa, jota voisi hyödyntää johtamisessa. Tietolähteinä käytin Poken intranettiä ja tutkimusmenetelminä käytin kyselyitä. Yksi kysely oli eri henkilöstöryhmille suunnattu oppivan organisaation pikatesti ja toinen SWOT-analyysi -kysely, johon vastasivat johtoryhmän edustajat. SWOT-analyysissa oli asetettu ehdolle eräitä Pokessa esiintyviä kyselyitä ja tiedon lähteitä ja lisäksi vastaajat saattoivat tuoda omia tietolähteitään esiin. Tarkoituksena oli arvioida niitä SWOT:n eri tasoilla vahvuuksina, heikkouksina, mahdollisuuksina ja uhkina. Lisäksi ne oli tarkoitus esittää järjestyksessä 1, 2, 3…jne. SWOT-analyysi -kysely oli suunnattu johtoryhmälle siksi, että erityisesti johtoryhmällä pitäisi olla käsitys siitä, mikä tieto on tärkeätä johtamisen kannalta. Tietoa tuli runsaasti ja se oli ristiriitaista. Se oli myös vajavaista, eikä sillä sinänsä ole käyttöarvoa kuin lähtökohtana uuden tiedon rakentamiselle. Tarkastelin siksi itse tuloksia oppivan organisaation näkökulmasta ja hainkin sille näkökulmalle perusteita koko työni ajan. Johtopäätöksenä oli että saatu tieto pitäisi jalostaa oppivan organisaation menetelmin uudeksi paremmaksi tiedoksi. Tällöin organisaatio kehittyisi itse samalla oppivaksi organisaatioksi ja kykenisi jatkuvasti uusiutumaan ja luomaan uutta tietoa. Toiminta muuttuisi projektimaisesta toiminnasta prosessimaiseksi, jolloin organisaation toiminta tehostuisi.

This thesis was commissioned by the Northern Central Finland Learning Center (POKE), which is one of the Learning Centers operating in the field of vocational education in Central Finland. The given assignment was to search for information to develop and improve the management. As an information source I used mainly the intranet of POKE and in collecting data questionnaires. The first questionnaire was directed to different personnel groups in POKE and involved a Learning Organisation Quick Test. The other was a SWOT analysis which was directed to the members of the Executive Group. The SWOT analysis included some questionnaires and information sources used in POKE and in addition the respondents were asked to propose their own information sources. The aim was to present them on different levels of SWOT as strengths, weaknesses, opportunities, and threats and to be organised in numerical order of 1, 2, 3… etc. SWOT analysis was directed to the Executive Group because they, in the first place, should be aware of the essential information concerning the management. The amount of received information was considerable. It was quite contradictory as well as insufficient and as such, it has only value as a starting point for construction of new knowledge. Therefore I considered the information from the point of view of a Self-Learning Organisation and searched for information based on this perspective during my entire work. In conclusion, the obtained information should be processed into new improved services by methods of Learning Organisation. In that case the organisation itself would transform into a Learning Organisation and could continuously renew itself and create new information. By changing the operations from project-like into a process-like, the entire organisation would become more effective.