Kirjanpito-ohjelmiston hankinta ja käyttöönotto mikroyrityksessä
Sankamo, Carita (2010)
Sankamo, Carita
Turun ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010060911835
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010060911835
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli valita toimeksiantajan käyttöön sopiva kirjanpito-ohjelmisto. Toimeksiantajana oli it-alalla toimiva mikroyritys. Tavoitteena oli hankkia valmisohjelmisto, joka vastaa tämän yrityksen tarpeita sekä käyttöönoton yhteydessä opettaa yrittäjä käyttämään sitä. Ohjelmistolta edellytettiin lain velvoittamien raporttien helppoa tulostettavuutta sekä sisäänrakennettua alv-automatiikkaa.
Mikroyrityksen taloushallinnon hoitamiseen on tarjolla useita vaihtoehtoja. Niistä tyypillisin on ulkoistaminen tilitoimistolle. Jos yritys haluaa hoitaa itse kirjanpitonsa, se voi valita ASP-ratkaisun tai hankkia valmisohjelmiston omiin tiloihinsa. Hankinta käynnistyy omien tarpeiden arvioinnilla, minkä jälkeen kartoitetaan markkinoilla olevat vaihtoehdot. Sopiva vaihtoehto valitaan ja hankintaan testikäytön jälkeen ja käyttöönottovaihe toteutetaan mikroyrityksissä usein yhdessä yössä. Ohjelmiston sijaitessa yrityksen omissa tiloissa, jää ylläpito kokonaan sen vastuulle.
Toimeksiantajayritys halusi siirtyä taulukkolaskentaohjelmasta omalle palvelimelle asennettavaan kirjanpito-ohjelmistoon, koska alv-laskelmien tekeminen oli hidasta ja raportointi hankalaa. Verkosta löytyneiden hintatietojen perusteella testattiin kuutta demoversiota, joista hankintaan valittiin ainoa valintakriteerit täyttävä ohjelmisto. Käyttöönottovaiheessa ohjelmistoon syötettiin edellisen tilikauden tapahtumat vertailuaineistoksi. Lisäksi yrittäjälle tehtiin Ohjeita kirjanpitoon -kansio, johon koottiin sekä kuvallisia ohjeita kirjanpito-ohjelmasta että muita kirjallisia ohjeita taloushallinnon helpottamiseksi.
Tämä opinnäytetyö osoittaa, että markkinoilta löytyy ainakin tämän mikroyrityksen tarpeisiin sopiva kirjanpidon valmisohjelmisto. Käytännössä prosessi toteutui vahvasti teoriaosan suuntaviivojen mukaisesti. On syytä painottaa, että valinta on tehty toimeksiantajayrityksen tarpeiden mukaisesti, eikä valittu ohjelmisto välttämättä sovellu kaikille mikroyrityksille.
Mikroyrityksen taloushallinnon hoitamiseen on tarjolla useita vaihtoehtoja. Niistä tyypillisin on ulkoistaminen tilitoimistolle. Jos yritys haluaa hoitaa itse kirjanpitonsa, se voi valita ASP-ratkaisun tai hankkia valmisohjelmiston omiin tiloihinsa. Hankinta käynnistyy omien tarpeiden arvioinnilla, minkä jälkeen kartoitetaan markkinoilla olevat vaihtoehdot. Sopiva vaihtoehto valitaan ja hankintaan testikäytön jälkeen ja käyttöönottovaihe toteutetaan mikroyrityksissä usein yhdessä yössä. Ohjelmiston sijaitessa yrityksen omissa tiloissa, jää ylläpito kokonaan sen vastuulle.
Toimeksiantajayritys halusi siirtyä taulukkolaskentaohjelmasta omalle palvelimelle asennettavaan kirjanpito-ohjelmistoon, koska alv-laskelmien tekeminen oli hidasta ja raportointi hankalaa. Verkosta löytyneiden hintatietojen perusteella testattiin kuutta demoversiota, joista hankintaan valittiin ainoa valintakriteerit täyttävä ohjelmisto. Käyttöönottovaiheessa ohjelmistoon syötettiin edellisen tilikauden tapahtumat vertailuaineistoksi. Lisäksi yrittäjälle tehtiin Ohjeita kirjanpitoon -kansio, johon koottiin sekä kuvallisia ohjeita kirjanpito-ohjelmasta että muita kirjallisia ohjeita taloushallinnon helpottamiseksi.
Tämä opinnäytetyö osoittaa, että markkinoilta löytyy ainakin tämän mikroyrityksen tarpeisiin sopiva kirjanpidon valmisohjelmisto. Käytännössä prosessi toteutui vahvasti teoriaosan suuntaviivojen mukaisesti. On syytä painottaa, että valinta on tehty toimeksiantajayrityksen tarpeiden mukaisesti, eikä valittu ohjelmisto välttämättä sovellu kaikille mikroyrityksille.