Tuottavuutta kotihoitoon toimintamalleja kehittämällä: Haasteita kotihoidon johtamiselle

Abstract

Kehittämistehtävän tavoitteena oli parantaa Kokemäen kaupungin kotihoidon tuottavuutta. Tavoitteena oli tunnistaa Kokemäen kotihoidon tuottavuutta koskevat kehittämistarpeet, kehittää uusia toimintatapoja tuottavuuden parantamiseksi ja arvioida miten uudet toimintatavat toimivat. Kehittämistehtävän aikana tarkastelin myös minkälaisia haasteita tuottavuuden parantamisen asettaa kotihoidon johtamiselle.

Kehittämistehtävä toteutettiin toimintatutkimuksena. Kehittämistehtävän aineisto kerättiin sekä Pegasos Mukana -toiminnanohjausjärjestelmästä saatavien raporttien pohjalta, että työpajatyöskentelyn avulla ja havainnoimalla. Raporteista seurattiin aamuviiveen, eli työajan alkamisen ja ensimmäisen asiakaskäynnin välistä viivettä, sekä välittömän työajan osuutta työajasta.

Kehittämistehtävässä hyödynnettiin Tekesin julkaisemaa Kotihoito 2020-raportin 10 askeleen ohjelmaa. Kehittämistehtävän prosessin päävaiheet olivat 1) Kehittämistarpeen tunnistaminen, 2) Uusien toimintatapojen ideoiminen, 3) Pilotoitavista toimintatavoista sopiminen, 4) Uusien toimintatapojen kokeilu ja 5) Kokeilun arviointi ja jatkokehittäminen.

Kehittämistehtävä toteutettiin syksyn 2016 aikana. Aamuviiveen lyhentämiseksi uusia toimintamalleja kehitettiin työpajatyöskentelyn avulla, johon osallistui 12 työntekijää. Työpajassa työntekijät ideoivat useita erilaisia ratkaisuja aamuviiveen lyhentämiseksi, joista kotihoidon kuukausipalaverissa työntekijät valikoivat pilotoitavaksi aamuraportin siirtämisen iltapäivään. Pilotointiajan jälkeen uutta toimintamallia arvioitiin yhdessä työntekijöiden kanssa ja päätettiin seuraavista kehittämistoimenpiteistä.

Kehittämistehtävän aikana pilotointiviikoilla aamuviiveet lyhenivät keskimäärin noin 10 minuuttia työntekijää kohden ja tuottavuus parani koko kotihoidossa yhteensä 2 %. Uuden toimintamallin kokeilu jäi kuitenkin lyhytaikaiseksi ja työntekijät palasivat takaisin vanhaan käytäntöön. Kokemus työpajatyöskentelystä oli kuitenkin positiivinen. Kehittämistehtävän aikana haasteiksi tuottavuuden johtamiselle nousi esiin toiminnanohjausjärjestelmästä saatavien raporttien hyödyntäminen, työntekijöiden sitoutuminen uuteen toimintamalliin sekä työhyvinvoinnin tukeminen tuottavuuden kehittämisen rinnalla.

The goal of the development task was to improve the productivity of home care in the town of Kokemäki. More specifically, the goal was to identify areas for development relating to the productivity of home care in Kokemäki, to develop operating models to improve productivity, and to evaluate how the new models work. Challenges that efforts to improve productivity pose to home care management were also explored during the development task.

The development task was carried out as action research. The material for the task was gathered from reports in the Pegasos Mukana enterprise resource planning system, workshops and independent observation. The reports were studied to determine the proportion of the working day accounted for by the morning delay–that is, the delay between starting the work shift and the first customer meeting–and by direct working time.

The development task followed the 10-step programme set out in the Kotihoito 2020 report on home care published by Tekes. The development task process had five main stages: identifying the need for development, proposing new operating models, reaching agreement on piloting of selected proposed models, testing the new operating models, and evaluation of the tests and further development.

The development task was carried out in autumn 2016. To shorten the morning delay, new operating models were developed with the aid of workshop sessions, in which 12 employees participated. The workshop participants proposed several different ways of shortening the morning delay. Of these proposals, in the following home care monthly meeting the employees selected the proposal to move morning reporting to the afternoon for piloting. After the piloting period ended, the new operating model was assessed with the employees, and the following development measures were decided on.

In the period in which the development task was carried out, morning delays were reduced by an average of about 10 minutes per employee and productivity improved by 2 percent throughout the home care service. The testing period for the new operating model was short-lived, however, and employees soon returned to the old practice. On the other hand, the employees generally found the workshop work a positive experience. The main challenges to productivity management that were identified during the development task were use of reports stored in the enterprise resource planning system, employee commitment to the new operating model, and supporting wellbeing at work alongside productivity development.