Virkamiesten kokemukset Valtti-työaseman käyttöönotosta

Abstract

Tämän opinnnäytetyön toimeksiantaja on sisäministeriön hallinto- ja kehittämisosaston tietohallintoyksikkö, ja työ käsittelee virkamiesten kokemuksia Valtti-työasemien käyttöönottoprojekteista eri ministeriöissä.

Tutkimuskysymyksenä on selvittää, pystyvätkö sisäministeriön työntekijät selviytymään päivittäisistä työtehtävistään Valtti-työasemalla. Valtti-työasemien käyttöönottohanke on osa isompaa kokonaisuutta, jonka tarkoituksena on yhdistää valtionhallinnon perustietotekniikkaratkaisut vastaamaan toisiaan. Työn tietoperusta käsittelee työn muutosta, ja avoimen viestinnän tärkeyttä, mikä on avain onnistuneeseen muutosviestintään.

Tutkimuksessa käytetään laadullista tutkimusmenetelmää. Aineistona käytetään kyselyä, joka tehtiin sisäministeriön omalle testijoukolle. Sisäministeriön eri osastojen asiantuntijoista koostuvaan testaustiimiin kuului 31 jäsentä, joista 21 vastasi kyselyyn. Kyselyssä kävi ilmi, että sisäministeriön testausryhmäläiset tarvitsisivat nykyisestä työasemasta useita eri ohjelmia, eivätkä he pystyisi suoriutumaan tehtävistään tällä hetkellä ilman sitä. Testaajat toivoivat tulevasta työasemasta toimivaa kokonaisuutta, jossa huomioitaisiin käyttäjien tarpeet työtehtävien mukaan.

Kyselyn lisäksi tehtiin kuusi puolistruktuoitua teemahaastattelua eri ministeriöissä, jotka olivat opetus- ja kulttuuriministeriö, oikeusministeriö ja puolustusministeriö. Haastatteluiden analysoinnissa käytettiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin metodia. Haastatteluiden tuloksista paljastui, että Valtti-työasemien käyttöönottoprosessit olivat aiheuttaneet virkamiesten työskentelyyn paljon ongelmia, mutta ajatus perustietotekniikan yhtenäistämisessä oli hyvä. Toiset virkamiehet olivat selvinneet vain vähäisillä ongelmilla, kun käyttöönottoprosessi oli suunniteltu ja toteutettu ministeriössä huolellisesti.

Tärkeimpänä huomiona johtopäätöksissä todetaan virkamiesten kertomuksien perusteella, että prosessiin tulee varata tarpeeksi aikaa ja muita resursseja. Keskeneräistä työasemaa ei kannata ottaa käyttöön, sillä jatkuvat ongelmat perustoiminnoissa hankaloittavat työtä merkittävästi. Jatkotutkimuksen voisi laajentaa koskemaan koko valtioneuvostoa ja sen voisi toteuttaa myös kvantitatiivisena kyselytutkimuksena, jolloin kattavuus olisi parempi.