Sähköisen työajanseurantajärjestelmän hankinta ja käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin kehittämistyönä Maansiirto Veljekset Rinta Oy:lle, ja sen tarkoituksena oli hankkia toimeksiantajaorganisaatiolle sähköinen työajanseurantajärjestelmä sekä huolehtia sen käyttöönotosta. Tavoitteena oli tutkia ja koekäyttää kahta ennalta valikoitunutta, maanrakennusalalle soveltuvaa työajanseurantajärjestelmää.

Työn teoreettinen viitekehys koostuu kolmesta pääaiheesta, jotka ovat työaika, työaika henkilöstötietojärjestelmissä sekä henkilöstötietojärjestelmän hankinta. Ensimmäisessä osassa käsitellään työaikaa yleisesti, toimeksiantajan toimialalla sekä yrityksen sisäisistä näkökulmista. Toinen osa käsittelee työaikaa syvemmin henkilöstötietojärjestelmässä, kuten työajanseurantajärjestelmässä. Kolmas osa käsittelee henkilöstötietojärjestelmän hankintaprosessin alusta loppuun.

Kehittämistyö toteutettiin kvalitatiivisena vertailevana tutkimuksena. Tutkimuk-sessa vertailtiin kahden eri palveluntarjoajan työajanseurantajärjestelmiä. Koe-käytöt ja niihin perustuva haastattelu sekä jo pidemmän kokemuksen omaavien henkilöiden haastattelu järjestelmän käytöstä omassa yrityksessään loivat pohjan vertailulle ja sitä kautta järjestelmävalinnalle.

Kriteereinä sähköisen työajanseurantajärjestelmän hankinnassa toimeksiantajalle oli mahdollisimman helppokäyttöinen, luotettava ja kaikki aikaisemmin käytössä olleet paperilomakkeet sisältävä järjestelmä. Tutkimuksessa haastattelujen ja koekäyttöjen ansioista onnistuttiin hankkimaan tarpeet täyttävä järjestelmä ja suoritettiin sen käyttöönotto. Järjestelmähankinnan ansiosta esimiesten työ lomakkeiden keräämisessä poistui ja lomakkeiden kirjaaminen tietokantaan hoituu nykyisin suoraan työntekijöiden kirjauksista järjestelmään, joten tämäkin esimiesten työvaihe poistui. Työntekijöille järjestelmähankinta toi helpotusta tuntikirjaukseen ja lomakkeiden täyttämiseen. Heidän ei tarvitse enää muistaa kirjata ja toimittaa lomakkeita ajoissa esimiehille, kun ne saadaan poimittua kirjauksina järjestelmästä.

This thesis was implemented as a commission for Maansiirto Veljekset Rinta Ltd, and its aim was to acquire an electronic employee time tracking system for the organization, and to monitor its implementation. Another aim was to test and monitor two preselected electronic time tracking systems, suitable for businesses operating in civil engineering.

The theoretical framework consists of three main subjects: recorded working time, recorded working time in HR information systems, and the acquisition of an HR information system. The first section consists of an analysis of working time in general, in the business sector of the commissioner, and from the commissioner’s internal business perspective. The second section includes an in-depth analysis of working time in HR information systems, such as employee time tracking systems. The third one consists of the acquisition of the particular HR information system from start to finish.

The commission was carried out as a qualitative comparative study. The study consists of an analysis of two separate service providers’ employee time tracking systems. Test runs, interviews based on the test runs, and a further interview with a senior employee with long experience in using an employee time tracking system in their own work laid an excellent foundation for further analysis and, through that, for the selection of the appropriate employee time tracking system for the business.

The criteria for the acquisition was that the system would not only be user-friendly and reliable, but that it also could include all the information previously processed in the paper form. Based on the interviews and test runs conducted in the study, an appropriate system was eventually acquired and implemented in the working environment. The implementation provided many benefits for both the employees and the managers: the employees no longer needed to fill out paper forms with strict deadlines; the managers no longer needed to collect and check various paper forms for information; the registration of the paper forms in the system was eliminated, and all the required information is now directly input in the database by the employees themselves.