Offertgivning hos företag X - Analys och förbättringsförslag av offertgivningsprocessen

Abstract

Offertgivningen utgör en stor del av försäljningsarbetet i ett företag, speciellt inom B2B företag. Vid det tillfället då företag besvarar offertförfrågningar med en offert krävs det mycket information om produkter, priser, leveranstid med mera.

Syftet med examensarbetet är att kartlägga och analysera offertgivningen hos företag X samt utreda om eventuella förbättringsmöjligheter. Undersökningen utfördes genom intervjuer med sex anställda inom försäljningen hos företag X. Resultatet ska ge företag X en bättre överblick av nuvarande offertgivning samt hur den kunde förbättras. Det har också blivit utrett om eventuell modell för mätande av hit rate värde på givna offerter .

Teoridelen i examensarbetet behandlar offertgivning och CRM-system. I examensarbetets teoretiska del behandlas också nyckeltalet hit rate, bevakning och uppföljning av offert samt försäljningsprocessen. Den empiriska delen i examensarbetet består av intervjuer med anställda från Finland, Sverige, Frankrike och Storbritannien inom försäljningen hos företag X. Målet är att analysera nuvarande offertgivning och utreda möjliga förbättringar.

Resultatet från undersökningen visade att information som krävs vid skapande av offert till stor del finns hos respektive försäljningsanställd. Därmed skulle denna information kunna finnas insparad i ett gemensamt system. CRM-system har använts som huvudsakligt förbättringsförslag. Även andra förbättringsförslag gavs för att få en mera organiserad och effektiv offertgivningsprocess.

Tarjouksien antaminen on iso osa yrityksien myyntityötä, varsinkin B2B-yrityksissä. Siinä vaiheessa kun yritys vastaa tarjouspyyntöihin tarjouksella, vaaditaan paljon tietoa tuotteista, hinnoista, toimitusajoista ym.

Opinnäytetyön tavoite oli analysoida ja kartoittaa tarjousprosessia yrityksessä X, sekä selvittää mahdollisia parannusehdotuksia. Tutkimus suoritettiin tekemällä haastatteluita myyntihenkilökunnan kanssa. Tulokset antavat yritykselle X paremman yleiskatsauksen nykyisestä tarjousprosessista, sekä miten sitä voisi parantaa. Opinnäytetyössä selvitettiin myös mahdollista mallia tarjouksien Hit rate-arvon laskemiseen.

Opinnäytetyön teoreettinen osa käsittelee tarjouksien antamista ja CRM-ohjelmistoa. Teoriaosa käsittelee myös Hit ratea, ERP-ohjelmistoa, tarjouksien valvontaa ja seurantaa sekä myyntiprosessia. Empiirinen osa koostuu kuudesta haastattelusta, joissa on haastateltu yritys X:n myyntihenkilökuntaa. Vastaajat ovat Suomesta, Ruotsista, Ranskasta ja Isosta-Britanniasta. Tavoitteena on analysoida nykyistä tarjousprosessia, ja sen pohjalta selvittää mahdollisia parannusehdotuksia.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että tieto jota tarvitaan tarjouksien laatimisessa on pääosin vastaavalla myyntihenkilöllä. Näin ollen tämä tieto voisi tallentaa yhteiseen ohjelmistoon. Pääasiallinen parannusehdotus on CRM-ohjelmisto. Myös muita parannusehdotuksia annettiin saadakseen tehokkaamman ja organisoidumman tarjousprosessin

The quotation handling constitutes a large part of the sales work in a company, especially in B2B companies. When companies respond to inquiries with a quotation – a lot of information about products, prices, delivery times and more is required.

The purpose of this thesis is to outline and analyze quotation of company X and to investigate possible improvements. An analysis was conducted through interviews with six employees at company X. The result should give company X a better overview of current quotation and how it could be improved. An investigation regarding a model for measuring hit ratio value on given quotes has also been done.

The theoretical part of this thesis covers quotation and CRM-systems. Hit ratio, monitoring and follow-up of the quotations and the sales process is also discussed in the theoretical part. The empirical part of the thesis consists of interviews with employees from Finland, Sweden, France and the UK in sales at company X. The goal is to analyze current quotation and investigate possible improvements.

The result of the survey showed that information required when creating a quotation is mainly available from each sales employee. This information would therefore be saved and updated in a common system. CRM-systems have been used as a main improvement suggestion. Other suggestions for improvement were also given to get a more effective and organized quotation process