Työohjeet tehokkaaseen toimintaan - lean-ajatusmallilla kehittäminen
Luukkanen, Ida (2019)
Lataukset:
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905078089
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905078089
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä on kyse projektista, jonka tarkoituksena oli tehostaa kohdeorganisaation Assistentti- ja käännöspalvelut -yksikön toimintaa laatimalla työntekijöille yhteinen, helposti lähestyttävä ohjemanuaali. Manuaalille annettiin prosessin aikana nimi Assistenttien YDIN-manuaali, sillä manuaali on käsikirja YDIN-palveluportaalin käyttämiseen Assistenttipalvelun palveluntuottajille. Ohjemanuaali toimii Assistentti- ja käännöspalveluiden työntekijöiden yhteisenä toimintamallina. Sen on tarkoitus olla työkaluna kokeneiden työntekijöiden päivittäisen työnteon lisäksi myös perehdyttämisprosessissa.
Opinnäytetyön tavoitteena on esitellä manuaalin laadintaprosessin lisäksi varsinainen manuaali sekä arvioida prosessin ja manuaalin onnistumista teoreettiseen viitekehykseen sekä käyttäjäpalautteeseen perustuen. Opinnäytetyössä manuaalin laadintaprosessia käsitellään ja arvioidaan lean-ajatusmallin näkökulmasta. Lean-ajattelussa pyritään yksinkertaisesti karsimaan pois kaikki tarpeeton työ, kuten päällekkäinen tiedonhakeminen, ja kehittämään lisäarvoa tuottavaa työtä.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee työprosesseja, lean-ajattelua sekä organisaation kehittämistä lean-ajattelumallin mukaisesti. Teoriassa sivutaan myös yhtenäisten ohjeiden merkitystä perehdytysprosessin onnistumiselle.
Manuaali sisältää muun muassa ohjeet palveluportaalin käyttämiseen sekä yksityiskohtaisemmat ohjeet palvelupyyntöjen ratkaisemiseen assistenttityön näkökulmasta. Tavoitteena oli luoda manuaalista mahdollisimman kattava, olematta kuitenkaan liian laaja. Kokonaisuudessaan manuaali on julkaistu vain toimeksiantajayrityksen sisäisessä virtuaalisessa työtilassa, sillä osa manuaalin sisällöstä on luottamuksellista. YDIN-manuaalin sisällysluettelo on kuitenkin nähtävissä liitteenä.
Manuaalin laadintaprosessiin kuului useita eri vaiheita sekä taustaselvityksiä, jotka toteutettiin ennen manuaalin julkaisemista. Manuaalin pilottivaiheessa kerättiin käyttäjäpalautetta, jonka avulla manuaalia pystyttiin kehittämään edelleen. Kokonaisuudessaan projekti käsitti viisi vaihetta: manuaalin tarpeen kartoittaminen teemahaastatteluna kesäkuussa 2018, manuaalin laadinta, elokuussa 2018 toteutettu pilotti, manuaalin kehittäminen sekä lopuksi manuaalin toimivuuden varmistaminen laajemman kyselyn avulla loka-marraskuussa 2018.
Opinnäytetyön lopussa arvioidaan manuaalin laadintaprosessia, itse manuaalia ja työn hyödynnettävyyttä sekä omaa oppimista projektin ajalta. Tulevaisuudessa opinnäytetyön tuloksia voidaan käyttää kehittämään ohjausprosessia, yhtenäistämään toimintatapoja, määrittämään vastuualueet ja päivittämään yhteisiä ohjeita säännöllisesti.
Opinnäytetyön tavoitteena on esitellä manuaalin laadintaprosessin lisäksi varsinainen manuaali sekä arvioida prosessin ja manuaalin onnistumista teoreettiseen viitekehykseen sekä käyttäjäpalautteeseen perustuen. Opinnäytetyössä manuaalin laadintaprosessia käsitellään ja arvioidaan lean-ajatusmallin näkökulmasta. Lean-ajattelussa pyritään yksinkertaisesti karsimaan pois kaikki tarpeeton työ, kuten päällekkäinen tiedonhakeminen, ja kehittämään lisäarvoa tuottavaa työtä.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee työprosesseja, lean-ajattelua sekä organisaation kehittämistä lean-ajattelumallin mukaisesti. Teoriassa sivutaan myös yhtenäisten ohjeiden merkitystä perehdytysprosessin onnistumiselle.
Manuaali sisältää muun muassa ohjeet palveluportaalin käyttämiseen sekä yksityiskohtaisemmat ohjeet palvelupyyntöjen ratkaisemiseen assistenttityön näkökulmasta. Tavoitteena oli luoda manuaalista mahdollisimman kattava, olematta kuitenkaan liian laaja. Kokonaisuudessaan manuaali on julkaistu vain toimeksiantajayrityksen sisäisessä virtuaalisessa työtilassa, sillä osa manuaalin sisällöstä on luottamuksellista. YDIN-manuaalin sisällysluettelo on kuitenkin nähtävissä liitteenä.
Manuaalin laadintaprosessiin kuului useita eri vaiheita sekä taustaselvityksiä, jotka toteutettiin ennen manuaalin julkaisemista. Manuaalin pilottivaiheessa kerättiin käyttäjäpalautetta, jonka avulla manuaalia pystyttiin kehittämään edelleen. Kokonaisuudessaan projekti käsitti viisi vaihetta: manuaalin tarpeen kartoittaminen teemahaastatteluna kesäkuussa 2018, manuaalin laadinta, elokuussa 2018 toteutettu pilotti, manuaalin kehittäminen sekä lopuksi manuaalin toimivuuden varmistaminen laajemman kyselyn avulla loka-marraskuussa 2018.
Opinnäytetyön lopussa arvioidaan manuaalin laadintaprosessia, itse manuaalia ja työn hyödynnettävyyttä sekä omaa oppimista projektin ajalta. Tulevaisuudessa opinnäytetyön tuloksia voidaan käyttää kehittämään ohjausprosessia, yhtenäistämään toimintatapoja, määrittämään vastuualueet ja päivittämään yhteisiä ohjeita säännöllisesti.