Palkanlaskennan erityistilanteita toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on taloushallintotalo, joka tarjoaa muun muassa tilitoimistopalveluita asiakkailleen. Työn tavoitteena on koota yhteen ohjeita palkkahallinnon ja palkanlaskennan erityistilanteisiin toimeksiantajayrityksessä. Tämän työn tarkoituksena on olla palkanlaskijan tukena työtehtävien hoitamisessa ja samalla perehdyttää toimeksiantajayrityksen uusia palkanlaskijoita. Tässä opinnäytetyössä esitetään toimeksiantajayrityksen asiakkaiden palkanlaskennassa esiintyviä Case-esimerkkejä erityistilanteista ja niihin toimintaohjeita perusteluineen.

Ennen kuin palkkoja aletaan laskemaan tilitoimistossa, asiakas ja tilitoimisto eli palkkahallinnon palveluyritys solmivat toimeksiantosopimuksen. Toimeksiantosopimuksessa käydään läpi palveluun kuuluvat tehtävät ja vastuut sekä sovitaan keskeisistä toimintatavoista, kuten esimerkiksi palkka-aineiston toimituksesta. Palkkahallinnon palveluyrityksen tulee ohjeistaa asiakasta palveluun kuuluvista asioista. Vastuu työlainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisesta on asiakkaalla.

Palkanlaskennan erityistilanteet voivat johtua muun muassa tulonsaajan asemasta. Esimerkiksi urheilijan palkan laskemisessa on otettava huomioon, että palkasta ei tehdä työntekijän työeläke- eikä työttömyysvakuutusmaksua. Myös korvauksen tai palkan maksajan oma asema voi vaikuttaa palkan tai korvauksen laskemiseen. Esimerkiksi yleishyödyllinen yhteisö voi maksaa eräissä tilanteissa verottomia matkakustannusten korvauksia myös henkilöille, jotka eivät ole työsuhteessa maksajaan.

Toimeksiantajayrityksessä palkanlaskennan erityistilanteet koskevat usein tulon veronalaisuutta ja sen vuoksi tässä opinnäytetyössä käytetyt lähteet ovat keskeisiltä osin Verohallinnon ohjeistuksia. Tässä opinnäytetyössä esille tuoduista tapauksista voidaan tehdä johtopäätös, että jokaista korvauksen maksamista kannattaa ajatella ensisijaisesti veronalaisena palkkana, koska useimmat luonnolliselle henkilöille maksettavat erät ovat ennakonpidätyksen alaista tuloa. Vasta Verohallinnon ohjeista voidaan varmistua, jos kyseessä onkin jokin kokonaan tai osittain verovapaa korvaus tai lahja.

The purpose of this thesis is to compile guidelines for special situations in payroll in the client company. Its purpose is to support the payroll clerk in the work tasks and at the same time familiarize the client company’s new payroll clerks. The client company is the Financial Administration House which provides, among other things, accounting office services to its customers. In this thesis there are case examples of special payroll situations and guidelines for these occasions.

Before the salaries are counted in the accounting office the client and the accounting firm, the payroll service company, sign an assignment contract that reviews the tasks and responsibilities of the service and agrees on the key operating methods. The payroll service company must instruct the customer on the matters that are include in the service. Responsibility for compliance with labor laws and collective agreements lies with the customer.

The special situations of payroll may, for example, concern the status of the beneficiary or the absence of the employee. For example, the employer's pension and unemployment insurance contributions are not withheld from the athlete's salary. The position of the payer may also affect the calculation of the salary or compensation. The customer company’s payroll clerk must be able to take into account special situations in order to correctly calculate the salaries and compensation of the customer's employees.

In the client company the special situations of payroll often relate to the taxable of income and therefore the sources used in this thesis are essentially the guidelines of the tax administration. It can be concluded from the cases highlighted in the thesis that each payment should first be thought as a taxable salary. Only the tax administration's instructions can verify if it is a totally or partially tax-free allowance or gift.