Tutkimus ohjelmistotyökalujen käyttöönotosta yrityksessä : Case Ruokavirasto
Holmström, Krister (2019)
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905088390
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905088390
Tiivistelmä
Yrityskäyttöön suunniteltujen ohjelmistojen ja erityisesti ohjelmistotyökalujen tarkoituksena on helpottaa työntekijöiden arkea ja parantaa tuottavuutta viemällä työtaakkaa pois hankalista ja toistettavista, usein käsityönä suoritettavista tehtävistä.
Riippumatta ohjelmiston laadusta, sen arvo jää lopulta yritykselle vähäiseksi, mikäli työntekijät eivät adoptoi työkalua osaksi työskentelyrutiinejaan, jolloin investoinnin kustannukset nousevat saatavaan hyötyyn nähden.
Tässä tutkimuslähtöisessä opinnäytetyössä selvitän mahdollisia olemassa olevia ohjelmistojen käyttöönottomalleja ja laadin teorian pohjalta käyttöönottoprosessin, jota voidaan testata toimeksiantajavirastossa Ruokaviraston digitaalisten palveluiden osastossa.
Tutkimuksessa sovelletaan Kvalitatiivista tutkimustapaa keskittyen tapaustutkimukseen, jossa mallin testaamiseen määritelty käyttöönottopilotti toimii tutkittavana ilmiönä. Käytännön testaus toteutetaan siten, että aluksi pohjustetaan nykyhetken tilanne teettämällä kysely viraston työntekijöille aiemmista viraston työkalujen käyttöönotoista ja niihin liittyvistä tuntemuksista. Kyselyn perusteella suunniteltiin Ansible-ohjelmiston käyttöönottopilotti, jolla pystyttäisiin testaamaan uutta käyttöönottomallia. Seuraavana edetään mallin mukaisesti esimateriaalin laadintaan ja jakamiseen, koulutustilaisuuteen ja lopulta palautteenkeräämiseen määriteltyjen onnistumismittareiden puitteissa. Jotta saan näkökulmaa itse työkalun lisäksi myös käyttöönottoprosessiin kokonaisuutena, suoritetaan henkilöhaastatteluja työntekijöille, toimeksiantajan edustajille sekä valikoiduille asiantuntijoille. Tästä aineistosta voidaan edetä johtopäätöksiin käyttöönoton prosessimaistamisesta ja arvioida testatun mallin soveltuvuutta virastotason käyttöönottotapaukseen.
Tutkimus ei ota kantaa työkalun käytettävyyden tai käyttöönoton psykologisiin mekanismeihin, eikä työyhteisön käyttäytymisanalysointiin, vaan rajaus tehdään teoriapohjalta löydettyyn malliin ja sen mittareihin. Tutkimus ei myöskään ota kantaa annetun testityökalun soveltuvuudesta työnteon helpottajana, vaan keskittyy ainoastaan itse käyttöönottoprosessiin ja sen toimivuuteen.
Toivon tutkimuksen innoittavan jatkamaan käyttöönottomallien tutkimista laajemmin, jotta saataisiin huomioitua myös pitkän aikavälin otanta mallien tehokkuudessa sekä poissuljettua mahdollisesti työkaluista johtuvien erilaisuuksien vaikutukset itse käyttöönoton tarkastelujaksoon.
Riippumatta ohjelmiston laadusta, sen arvo jää lopulta yritykselle vähäiseksi, mikäli työntekijät eivät adoptoi työkalua osaksi työskentelyrutiinejaan, jolloin investoinnin kustannukset nousevat saatavaan hyötyyn nähden.
Tässä tutkimuslähtöisessä opinnäytetyössä selvitän mahdollisia olemassa olevia ohjelmistojen käyttöönottomalleja ja laadin teorian pohjalta käyttöönottoprosessin, jota voidaan testata toimeksiantajavirastossa Ruokaviraston digitaalisten palveluiden osastossa.
Tutkimuksessa sovelletaan Kvalitatiivista tutkimustapaa keskittyen tapaustutkimukseen, jossa mallin testaamiseen määritelty käyttöönottopilotti toimii tutkittavana ilmiönä. Käytännön testaus toteutetaan siten, että aluksi pohjustetaan nykyhetken tilanne teettämällä kysely viraston työntekijöille aiemmista viraston työkalujen käyttöönotoista ja niihin liittyvistä tuntemuksista. Kyselyn perusteella suunniteltiin Ansible-ohjelmiston käyttöönottopilotti, jolla pystyttäisiin testaamaan uutta käyttöönottomallia. Seuraavana edetään mallin mukaisesti esimateriaalin laadintaan ja jakamiseen, koulutustilaisuuteen ja lopulta palautteenkeräämiseen määriteltyjen onnistumismittareiden puitteissa. Jotta saan näkökulmaa itse työkalun lisäksi myös käyttöönottoprosessiin kokonaisuutena, suoritetaan henkilöhaastatteluja työntekijöille, toimeksiantajan edustajille sekä valikoiduille asiantuntijoille. Tästä aineistosta voidaan edetä johtopäätöksiin käyttöönoton prosessimaistamisesta ja arvioida testatun mallin soveltuvuutta virastotason käyttöönottotapaukseen.
Tutkimus ei ota kantaa työkalun käytettävyyden tai käyttöönoton psykologisiin mekanismeihin, eikä työyhteisön käyttäytymisanalysointiin, vaan rajaus tehdään teoriapohjalta löydettyyn malliin ja sen mittareihin. Tutkimus ei myöskään ota kantaa annetun testityökalun soveltuvuudesta työnteon helpottajana, vaan keskittyy ainoastaan itse käyttöönottoprosessiin ja sen toimivuuteen.
Toivon tutkimuksen innoittavan jatkamaan käyttöönottomallien tutkimista laajemmin, jotta saataisiin huomioitua myös pitkän aikavälin otanta mallien tehokkuudessa sekä poissuljettua mahdollisesti työkaluista johtuvien erilaisuuksien vaikutukset itse käyttöönoton tarkastelujaksoon.