Työprosessien tehostaminen taloushallinnon ohjelmaa vaihtamalla-Case: Kuljetus ja Maanrakennus P. Salonen Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia, miten toimeksiantajayritykseni Kuljetus ja Maanrakennus P. Salonen Oy:n työprosessit tehostuvat taloushallinnon ohjelmia vaihtamalla. Kuljetus ja Maanrakennus P. Salonen on kuljetus- ja maanrakennusalalla toimiva järvenpääläinen yritys, joka tarjoaa palveluita yrityksille, kunnille ja yksityishenkilöille.

Opinnäytetyöni teoriaosuudessa käsitellään taloushallintoa, digitaalista taloushallintoa, työprosesseja, Lean-ajattelua ja sen historiaa sekä sisäistä valvontaa. Tämän työn empiirinen osuus on toteutettu käyttäen kvalitatiivista tutkimusmenetelmää haastatteluiden muodossa. Saadakseni tietoa toimeksiantajayrityksen uusista talohallinnon järjestelmistä, haastattelin uusien taloushallinnon järjestelmien tuotepäällikköä. Vertaillakseni keskenään nykyisiä ja uusia järjestelmiä, tarvitsin tarkempaa tietoa myös nykyisistä taloushallinnon järjestelmistä. Haastattelemalla toimeksiantajayrityksen kirjanpitäjää sain lopputyöhöni tarvittavaa tietoa nykyisistä järjestelmistä.

Kvalitatiivisen tutkimuksen perusteella toimeksiantajayritykseni uusissa järjestelmissä vältytään manuaalisilta työtehtäviltä ja turhilta työvaiheilta automaation ansiosta. Osto-ja myyntilaskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon ilman manuaalisia siirtoja. Tämän ansiosta yrityksen kuukausikirjanpito valmistuu ajallaan ja yrityksen johto voi reaaliajassa seurata toiminnan liikevaihtoa ja tulosta.

The purpose of this thesis is to study how different work processes becomes more effective in Kuljetus ja Maanrakennus P. Salonen Oy by changing the financial administration systems. Kuljetus ja Maanrakennus P. Salonen Oy is based in Järvenpää and provides transportation and civil engineering services to other businesses, municipalities and private persons.

The theoretical part of this study consists of a more detailed approach to the financial administration, different work processes and the theory of Lean-thinking including its history and compliance. An empirical part of this thesis is based on the qualitative research methods and covers more detailed Information about the new financial administration softwares used in Kuljetus ja Maanrakennus P. Salonen Oy. In addition, experiences and opinions from the company is main accountant gave me some important information about the previous financial administration systems and through this I was able to make a comparison between the previous and new financial management systems.

As a result, it can be concluded that the new financial systems will benefit their end users by decreasing the number of manual tasks and unnecessary work processes thanks to the increased automated operations built into the system. Sale and purchase invoices can for example now be transferred straight to the system without any manual transfers, which can have a positive outcome in terms of finishing monthly accounting on time. For the company management team this makes it easier to follow and evaluate sales figure and profit.

Syftet med detta arbete är undersöka hur min uppdragsgivares arbetsprocesser effektiveras genom byte av ekonomisystem. Uppdragsgivaren i detta arbete är Kuljetus ja Maanrakennus P. Salonen Oy som är ett företag från Järvenpää. Företaget har sin verksamhet inom transport och jordbyggnad och erbjuder sina tjänster för andra företag, kommuner samt privatpersoner.

I teoridelen behandlas ekonomiförvaltning, automatiserad ekonomiförvaltning, arbetsprocesser, Lean-tänkande och dess historia samt intern kontroll. Den empiriska delen består av enkvalitativ undersökning i form av intervjuer. För att få information om uppdragsgivarens nya ekonomisystem, intervjuas produktchef som har kunskap om de nya systemen. För att kunna jämföra nuvarande och nya system, behövs även information om de nuvarande systemen. Genom att intervjua bokföraren hos uppdragsgivaren fås den information om nuvarande system som krävs för detta arbete.

Resultat från den kvalitativa undersökningen visar att man ska undvika manuella arbetsuppgifter och onödiga faser i arbetet enligt de nya systemen. Inköps- och försäljningsfakturor kommer överföras automatisk till bokföringen utan manuella förflyttningar. På grund av detta blir företagets månadsbokslut klart i tid och företagets ledning kan i realtid följa verksamhetens omsättning och resultat.