Developing the monitoring of the critical part deliveries at ŠKODA AUTO a.s.

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi ŠKODA AUTO a.s., joka on perinteikäs tšekkiläinen autonvalmistaja. Käytännön työ suoritettiin yrityksessä sellaisella osastolla, josta käytetään lyhennettä PLD/1 (Production, Logistics, Disposition). Osasto valvoo kriittisten osatoimitusten saapumista ja pyrkii turvaamaan keskeytymättömän tuotannon. Toimitukset nimetään kriittisiksi, jos kyseisten osien varastosaldot laskevat tietyn hälytysrajan alapuolelle.

PLD/1 osastolla oli todettu, että toimitusten seurannan suorittaminen nykyisin järjestelmin edellyttää usein informaation kysymistä puhelimitse tai sähköpostilla, mihin kuluu runsaasti työaikaa. Käytössä oli muutamia sähköisiä järjestelmiä, mutta läheskään kaikki tarvittava tieto ei ollut niiden kautta saatavilla. Oli syntynyt tarve järjestelmälle, josta kaikki informaatio löytyisi yhdellä kertaa.

Opinnäytetyön tavoitteeksi asetettiin tällaisen järjestelmän ideoiminen, sekä sen käyttöönottoon tarvittavien lisävaiheiden pohtiminen. Suunnittelun tueksi PLD/1 osastolla suoritettiin kaksi päivää kestänyt havainnointitutkimus, jossa työntekijät kirjasivat ylös kaikki yhteydenottotilanteet, niiden syyt sekä vastaanottajat. Tutkimus osoitti, että kommunikointi kuljetusliikkeiden kanssa on olennaisin kehityskohde, sillä lähetysten vaiheet toimittajalta lähdön jälkeen olivat usein pimennossa.

Työn tuloksena syntyi visio sähköisestä lähetystenseurantajärjestelmästä, jonka arvioitiin vähentävän puheluiden ja sähköpostien määrää 53 prosenttia. Siinä kuljetuksen vaiheet tallennettaisiin lähetysdokumentteihin tulostuvan QR-koodin avulla mobiilisovelluksen kautta, ja muita tietoja siirtyisi automaattisesti toisista järjestelmistä. Työ listaa myös tulevat vaiheet, joita vision käyttöönotto edellyttää.

Tavoite täyttyi, sillä sekä visio, että sen toteuttamiseen tarvittavat vaiheet löytyvät opinnäytetyöstä. Työn onnistumisen kriteereiksi toimeksiantaja nimesi, että vision tulee olla hyvin perusteltu, pohjautuen luotettavaan tutkimukseen ja siitä saatavan datan kattavaan analysointiin, ja työ toteuttaa myös nämä vaatimukset.

The thesis was commissioned by ŠKODA AUTO a.s., a traditional Czech car manufacturer. The practical work was performed under a department called PLD/1 (Production, Logistics, Disposition). The department monitors incoming part deliveries if they are found to be critical because of the low inventory level.

The need to improve the work of the PLD/1 department had arisen, as monitoring with current methods required plenty of phone calls and emails thus tying up labor capacity. Therefore, an electronic platform was needed, that would provide the necessary information without special requests.

The objective of the thesis was to create a vision of the platform and to consider the steps needed to accomplish it. A two-day observational study was carried out in the PLD/1 department, during which employees wrote down all calls and emails as well as their reasons and recipients. The research revealed that communication with forwarders and truck drivers was the most important issue to be developed, as the delivery stages during transportation were often unknown.

The thesis resulted in a vision of an electronic order tracking system, which was estimated to reduce the number of calls and emails by 53 percent. The different stages of transportation will be stored in the system with a mobile application by reading a QR code printed on the delivery documents, and some other information would be transferred automatically from other applications. The thesis also provides a list of the measures needed to implement the vision.

The objective was fulfilled because both the vision and the steps are found in the thesis. The criteria for success determined by the commissioner was that the vision should be well argued and based on reliable research and comprehensive data analysis, and also these requirements were met.