Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen Kankaanpään kaupungille
Ranta, Anne (2019)
Ranta, Anne
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905098906
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201905098906
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli tutkia julkisen hallinnon tiedonohjaussuunnitelman laatimisen eri vaiheita. Tutkimustyön selvityksen kohteena oli tiedonohjaussuunnitelma eli sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman ja sen käytön ohjeistuksen laatiminen julkiselle sektorille. Opinnäytetyön ohessa valmistui organisaation arkistovastaavien käyttöön ohjeistus tiedonohjaussuunnitelman laadintaan ja suunnitelma sen valmistumiseksi.
Tutkielman teoreettisessa osuudessa käsiteltiin tiedonohjaussuunnitelman käsitteitä ja sisältöön vaikuttavia Suomen lainsäädäntöä sekä niihin perustuvia Arkistolaitoksen ja muiden tahojen suosituksia ja määräyksiä. Teoreettisen osuuden sisällön tutkimisessa käytettiin runsaasti erilaisia lähteitä, jotka perustuivat annettuihin suosituksiin ja määräyksiin sekä ammattikirjallisuuteen.
Empiirisessä osuudessa laadittiin tutkimuskysely kohdentaen sen organisaation arkistovastaaville. Kyselyllä selvitettiin organisaation tiedonohjaussuunnitelman nykytila, opastus ja ohjeistuksen tarve sekä selvittiin suunnitelman haasteita ja ongelmatilanteita. Kyselyn vastaukset osoittivat, että osa organisaation toimielimistä oli laatinut tiedonohjaussuunnitelman kuvaukset valmiiksi, osalla toimielimistä prosessi oli aloittamatta. Opastus ja neuvonta kuvausten laadintaan koettiin tarpeelliseksi. Resurssien puute koettiin ongelmaksi. Työaika ei tahdo riittää tiedonohjaussuunnitelman vaatimien prosessien kuvauksiin ja niiden kuvaamiseksi tiedonohjausjärjestelmään.
Projektin jatkosuunnitelmassa on määritelty tehtävät suunnitelman laadintaan osallistuville. Jatkosuunnitelmassa on tuotu esiin korjaavia toimenpiteitä ongelmien poistamiseksi ja luotu aikataulu sen valmistumiseksi. Tutkielman lopussa on ohjeistus arkistovastaavien käyttöön käsittelyprosessien ja asiakirjojen kuvauksiin. Kun tiedonohjaussuunnitelman työ on valmis, Kankaanpään kaupunki hakee Arkistolaitokselta lupaa säilyttää sähköinen arkisto sähköisenä iäti. The subject of the thesis was to study the different phases of preparation for the public administration’s information management plan. The aim of the research was to develop a data management plan, for example a digital archiving plan and guidelines for its use in the public sector. In addition to the thesis, guidelines to preparing an information management plan for the use of the organization's archivists were drafted and the plan for its completion was prepared.
In the theoretical part of the thesis dealt with the concepts of the information management plan and Finnish legislation affecting the content, as well as the recommendations and regulations of the Archives Department and other parties based on them. In studying the content of the theoretical part, I used a wide variety of sources was used based on the recommendations and instructions given, as well as professional literature.
In the empirical part, I created a research questionnaire targeting the organization's archivists was created. The survey looked at the current state of the organization's information management plan, the need for instruction and guidance, and the challenges and problems of the plan. The responses to the survey showed that some of the institutions in the organization had prepared the descriptions of the information management plan, while some of the institutions had not started the process. Guidance and counseling for filming was felt to be necessary. The lack of resources was seen as a problem. Normal working hours won’t be enough to describe the processes required by the information management plan and describing them in the data control system.
The project's follow-up plan defines the tasks for those involved in drawing up the plan. The follow-up plan has identified remedial measures to eliminate the problems and created a timetable for its completion. At the end of the thesis, there are instructions for the archivists to use describing processing processes and documents. When the work of the information management plan is complete, the City of Kankaanpää will apply for a permit from the archives department to keep the electronic archive for the electronic age indefinitely.
Tutkielman teoreettisessa osuudessa käsiteltiin tiedonohjaussuunnitelman käsitteitä ja sisältöön vaikuttavia Suomen lainsäädäntöä sekä niihin perustuvia Arkistolaitoksen ja muiden tahojen suosituksia ja määräyksiä. Teoreettisen osuuden sisällön tutkimisessa käytettiin runsaasti erilaisia lähteitä, jotka perustuivat annettuihin suosituksiin ja määräyksiin sekä ammattikirjallisuuteen.
Empiirisessä osuudessa laadittiin tutkimuskysely kohdentaen sen organisaation arkistovastaaville. Kyselyllä selvitettiin organisaation tiedonohjaussuunnitelman nykytila, opastus ja ohjeistuksen tarve sekä selvittiin suunnitelman haasteita ja ongelmatilanteita. Kyselyn vastaukset osoittivat, että osa organisaation toimielimistä oli laatinut tiedonohjaussuunnitelman kuvaukset valmiiksi, osalla toimielimistä prosessi oli aloittamatta. Opastus ja neuvonta kuvausten laadintaan koettiin tarpeelliseksi. Resurssien puute koettiin ongelmaksi. Työaika ei tahdo riittää tiedonohjaussuunnitelman vaatimien prosessien kuvauksiin ja niiden kuvaamiseksi tiedonohjausjärjestelmään.
Projektin jatkosuunnitelmassa on määritelty tehtävät suunnitelman laadintaan osallistuville. Jatkosuunnitelmassa on tuotu esiin korjaavia toimenpiteitä ongelmien poistamiseksi ja luotu aikataulu sen valmistumiseksi. Tutkielman lopussa on ohjeistus arkistovastaavien käyttöön käsittelyprosessien ja asiakirjojen kuvauksiin. Kun tiedonohjaussuunnitelman työ on valmis, Kankaanpään kaupunki hakee Arkistolaitokselta lupaa säilyttää sähköinen arkisto sähköisenä iäti.
In the theoretical part of the thesis dealt with the concepts of the information management plan and Finnish legislation affecting the content, as well as the recommendations and regulations of the Archives Department and other parties based on them. In studying the content of the theoretical part, I used a wide variety of sources was used based on the recommendations and instructions given, as well as professional literature.
In the empirical part, I created a research questionnaire targeting the organization's archivists was created. The survey looked at the current state of the organization's information management plan, the need for instruction and guidance, and the challenges and problems of the plan. The responses to the survey showed that some of the institutions in the organization had prepared the descriptions of the information management plan, while some of the institutions had not started the process. Guidance and counseling for filming was felt to be necessary. The lack of resources was seen as a problem. Normal working hours won’t be enough to describe the processes required by the information management plan and describing them in the data control system.
The project's follow-up plan defines the tasks for those involved in drawing up the plan. The follow-up plan has identified remedial measures to eliminate the problems and created a timetable for its completion. At the end of the thesis, there are instructions for the archivists to use describing processing processes and documents. When the work of the information management plan is complete, the City of Kankaanpää will apply for a permit from the archives department to keep the electronic archive for the electronic age indefinitely.