Sisäisen viestinnän kehittäminen Keski-Suomen maistraatissa

Abstract

Organisaatioiden sisäisen viestinnän merkitys korostuu entisestään yleisen tiedonvälityksen nopeutuessa sekä toimintojen tehostamispaineiden keskellä. Näin myös valtionhallinnossa, jossa toimintoja tiivistetään ja henkilötyövuosia supistetaan virastojen tähdätessä niille asetettuihin tavoitteisiin.

Opinnäytetyössä selvitettiin Keski-Suomen maistraatin sisäisen viestinnän nykytilaa ja sisäisen viestinnän kehittämiskohteita. Lisäksi selvitettiin, miten yhteiskäytössä olevaa R-asemaa voidaan kehittää tehokkaammaksi ja toimivammaksi tiedottamisen kanavaksi.

Tutkimus suoritettiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena koko henkilöstölle. Kyselylomake muotoiltiin Osmo A. Wiion kehittämästä OCD-mittaristosta kohdeorganisaation tarpeita vastaavaksi. Sisäisen viestinnän kehittämiskohteita ja – ideoita tutkittiin lisäksi avoimilla kysymyksillä.

Teoreettisessa viitekeyksessä käsiteltiin organisaatioviestintää ja tarkemmin sisäisen viestinnän osuutta. Lisäksi tarkasteltiin viestinnän edellytyksiä ja viestinnän esteitä. Sisäistä viestintää tutkittiin organisaatioviestinnän näkökulmasta.

Tulosten perusteella vastaajat olivat melko tyytyväisiä maistraatin sisäisen viestinnän nykytilaan. Maistraatin vakiintuneet viestintämuodot olivat aktiivisesti seurattuja ja vastaajat kokivat oman viestintäosaamisensa riittävänä. Kehittämiskohteiksi nousivat esimiesviestintä, palaverikäytännöt sekä sähköpostiviestintä. Lisäksi vastaajat toivoivat saavansa enemmän palautetta työstään. Tiedonkulun puutteiksi koettiin tiedon hajanaisuus ja ristiriitaisuus sekä tiedon jääminen matkan varrelle.

Internal communications is even more important while general information is moving faster and organizations are improving their operations. It is the same situation also in the state administration, which rationalizes activities and person-years to be reduced when offices are aiming at their targets. It was studied current state and developing targets of internal communications of Register Office of Central Finland in the master’s thesis. The results will be exploited in the communication plan.

The study was conducted as a quantitative survey for all staff. A questionnaire was formulated from OCD instrument cluster developed by Osmo A. Wiio to match the needs of the target organization. Improvement of internal communication between objects and ideas for development were studied in addition to open questions.

It was discussed organizational communication and specifically the proportion of internal communication in the theoretical context. There was also examined the conditions of communication and communication barriers. Communication was studied from organizational communications perspective.

Based on the results, respondents were quite satisfied with the present state of internal communication of the Register Office. The general forms of communication of Register Office were actively monitored and respondents felt that their communication skills were sufficient. Improvement targets were formed communications of superiors, meeting practices and e-mail communications.

In addition, respondents hoped to receive more feedback on their work. Shortcomings of circulation of information were experienced fragmentation of information and contradictory information, and failure by the wayside.