Tapahtumaprosessin kuvaus organisaatiossa - kohti menestyksekkäämpiä henkilöstöjuhlia
Ohvo, Anu (2019)
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019051910572
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019051910572
Tiivistelmä
Tapahtumia on monia erilaisia ja niitä järjestetään moneen eri tarkoitukseen. Kaikki tapahtumajärjestäjät noudattavat tiettyä kaavaa tapahtumaprosessissa joko tietoisesti tai tietämättään.
Tässä opinnäytetyössä kuvattiin tapahtumaprosessin kulkua valtionhallinnossa. Tavoitteena oli selkeyttää sekä kehittää henkilöstölle suunnattujen juhlien ja tapahtumien suunnittelua. Tarkoituksena oli tietoperustaa sekä tapahtuman toteutuksesta saatua kokemusta hyödyntäen tuottaa toimeksiantajalle kehitysideoita toimivampaan tapahtumajärjestämisen prosessiin. Lisäksi tarkoituksena oli kehittää juhlasuunnittelua niin, että henkilöstöjuhlista saataisiin entistä menestyksekkäämpiä ja merkityksellisempiä.
Opinnäytetyöraportin tietoperusta koostui tapahtumamarkkinointia, sisäistä markkinointia sekä tapahtumajärjestämistä käsittelevästä kirjallisuudesta. Tietoperustaa varten haastateltiin myös puolustusministeriön hallintojohtajaa sekä ministerin sihteeriä.
Tässä opinnäytetyössä käytettiin sekä laadullisia että määrällisiä menetelmiä. Opinnäytetyön kirjoittaja osallistui Puolustusministeriö 100 vuotta -juhlakirjan julkistamistilaisuuden järjestämiseen työharjoittelun aikana. Tilaisuus toimi opinnäytetyön toiminnallisena osiona. Tilaisuuden järjestämisen vaiheista sekä kaikesta siihen liittyvästä havainnoinnista pidettiin systemaattisesti kirjaa. Toiminnallisessa osiossa tilaisuus kuvattiin tapahtumaprosessin mallia hyödyntäen. Tapahtuman onnistumista mitattiin kyselytutkimuksella. Tilaisuutta ja sen jälkitoimenpiteitä seurasi puolustusministeriön ylimmän johdon sihteeristössä järjestetty workshop, missä pohdittiin kehitysideoita toimivampaan ja selkeämpään tapahtumaprosessin kulkuun.
Tämä opinnäytetyö tehtiin lokakuun 2018 ja toukokuun 2019 välisenä aikana. Puolustusministeriö 100 vuotta -juhlakirjan julkistamistilaisuus pidettiin 11. joulukuuta 2018 Ostrobotnian juhlasalissa Helsingissä. Tilaisuus alkoi klo 15 ja päättyi klo 17. Juhlakirjan julkistamistilaisuuteen oli kutsuttu koko puolustusministeriön henkilöstö.
Kehitysideana toimeksiantajalle esitettiin, että tapahtumajärjestämiseen sovellettaisiin jatkossa enemmän projektityöskentelyn periaatteita. Lisäksi esitettiin, että lisättäisiin henkilöstön osallistamista ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Näin henkilöstöjuhlista voitaisiin saada entistä menestyksekkäämpiä ja merkityksellisempiä.
Tässä opinnäytetyössä kuvattiin tapahtumaprosessin kulkua valtionhallinnossa. Tavoitteena oli selkeyttää sekä kehittää henkilöstölle suunnattujen juhlien ja tapahtumien suunnittelua. Tarkoituksena oli tietoperustaa sekä tapahtuman toteutuksesta saatua kokemusta hyödyntäen tuottaa toimeksiantajalle kehitysideoita toimivampaan tapahtumajärjestämisen prosessiin. Lisäksi tarkoituksena oli kehittää juhlasuunnittelua niin, että henkilöstöjuhlista saataisiin entistä menestyksekkäämpiä ja merkityksellisempiä.
Opinnäytetyöraportin tietoperusta koostui tapahtumamarkkinointia, sisäistä markkinointia sekä tapahtumajärjestämistä käsittelevästä kirjallisuudesta. Tietoperustaa varten haastateltiin myös puolustusministeriön hallintojohtajaa sekä ministerin sihteeriä.
Tässä opinnäytetyössä käytettiin sekä laadullisia että määrällisiä menetelmiä. Opinnäytetyön kirjoittaja osallistui Puolustusministeriö 100 vuotta -juhlakirjan julkistamistilaisuuden järjestämiseen työharjoittelun aikana. Tilaisuus toimi opinnäytetyön toiminnallisena osiona. Tilaisuuden järjestämisen vaiheista sekä kaikesta siihen liittyvästä havainnoinnista pidettiin systemaattisesti kirjaa. Toiminnallisessa osiossa tilaisuus kuvattiin tapahtumaprosessin mallia hyödyntäen. Tapahtuman onnistumista mitattiin kyselytutkimuksella. Tilaisuutta ja sen jälkitoimenpiteitä seurasi puolustusministeriön ylimmän johdon sihteeristössä järjestetty workshop, missä pohdittiin kehitysideoita toimivampaan ja selkeämpään tapahtumaprosessin kulkuun.
Tämä opinnäytetyö tehtiin lokakuun 2018 ja toukokuun 2019 välisenä aikana. Puolustusministeriö 100 vuotta -juhlakirjan julkistamistilaisuus pidettiin 11. joulukuuta 2018 Ostrobotnian juhlasalissa Helsingissä. Tilaisuus alkoi klo 15 ja päättyi klo 17. Juhlakirjan julkistamistilaisuuteen oli kutsuttu koko puolustusministeriön henkilöstö.
Kehitysideana toimeksiantajalle esitettiin, että tapahtumajärjestämiseen sovellettaisiin jatkossa enemmän projektityöskentelyn periaatteita. Lisäksi esitettiin, että lisättäisiin henkilöstön osallistamista ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Näin henkilöstöjuhlista voitaisiin saada entistä menestyksekkäämpiä ja merkityksellisempiä.