KAAPO-kokeilun asiakasohjaajien kokemukset muutosjohtamisesta ja itseohjautuvuuden kehittymisestä

Abstract

Opinnäytetyömme tarkoituksena oli tutkia muutosjohtamista ja itseohjautuvuuden kehittymistä pirkanmaalaisten asiakasohjaajien näkökulmasta KAAPO -kokeilun aikana, vuosina 2017 – 2018. Asiakasohjauksen kehittäminen oli osa Sipilän hallituksen I & O- kärkihanketta. Tutkimuksella halusimme saada tietoa siitä, kuinka asiakasohjaajat ovat kokeneet muutosjohtajuuden isojen rakenteellisten muutosten keskellä, ja mitkä ovat heidän kokemuksensa itseohjautuvuuden kehittymisestä tässä uudessa, varsin laajassa ja itsenäisessä työnkuvassa.

Opinnäytetyössä käytettiin sekä määrällistä että laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimus toteutettiin lähettämällä sähköinen kyselylomake niille asiakasohjaajille, jotka olivat KAAPO-kokeilussa mukana (N=40). Takaisin saimme 27 lomaketta, joten vastausprosentti oli 67,5. Kysely sisälsi sekä suljettuja että avoimia kysymyksiä. Suljetuttujen kysymysten vastaukset käsiteltiin SPSS-ohjelmalla. Avointen kysymysten vastaukset analysoitiin käyttämällä teorialähtöistä sisällönanalyysia.

Tulokset osoittavat, että asiakasohjaajat kokivat muutosjohtajuutta olleen, ja että heitä koulutettiin hyvin hankkeen aikana. Aikaa ei kuitenkaan ollut tarpeeksi uusien asioiden sisäistämiseen, syvempään perehtymiseen tai palautumiseen muutoksista. Tällä oli yhteys resurssien hallintaan eli siihen, kuinka hyvin työntekijät kokivat osaavansa käyttää julkisia varoja. Itseohjautuvuuskin kehittyi KAAPO-kokeilun aikana, mutta samaan aikaan asiakasohjaajien sisäinen työmotivaatio heikentyi. Työmotivaatiolla oli yhteys koettuun ajankäytön hallintaan sekä työn päämäärän selkeyteen. Yksilöllisiä eroja löytyi siinä, kuinka työntekijät suhtautuivat laajentuneeseen työnkuvaan; osa koki sen myötä osaamisensa laajenevan, kun taas jotkut kokivat ammattitaitonsa heikkenevän.

Muutosjohtajuutta pitää edelleen kehittää. Tietoon muutoksen hyödyistä, sekä viestintään pitää panostaa. Asioista puhuminen ja läpinäkyvyys on tärkeää. Työmäärän on oltava kohtuullinen, jotta uuden omaksumiseen riittää aikaa. Organisationaalisilla tekijöillä voidaan joko vahvistaa tai heikentää työntekijöiden työmotivaatiota, itseohjautuvuutta ja näin ollen myös rahassa mitattavaa tulosta.

This study was part of a regional project called Ikäneuvo and its sub-project KAAPO-experiment which was implemented in 2017-2018. The aim of this study was to gather information on the experiences of case managers on change management and the development of self-management in the KAAPO-experiment. The purpose was also to gather information on how changes in working life in public sector should be led and what factors influence the development of self-management.

The study was conducted both quantitatively and qualitatively. The data were collected with an electronic semi-structured questionnaire, which was sent to 40 case managers, involved in the KAAPO-experiment. Altogether 40 questionnaires were sent and 27 were returned, thus the response rate was 67,5 %. The data were analyzed using the SPSS-program and deductive content analysis.

The results suggest that the majority of the respondents think there was a large number of change management processes in the workplaces. Still the lack of time to internalize new items, deeper familiarization and regression from changes were reflected in the responses. Statistical connection was found between time management and resource management. Self-management increased over KAAPO-experiment among case managers, but at the same time work motivation decreased considerably. In addition, personality characteristics affected how individual experiences expanded work description in conditions of organizational change; some case managers perceived their expertise as augmented, while some had the experience of diminished expertise.

The findings indicate that change management needs to be improved in workplaces to accept and follow the changes. Discussing items and bringing up the advantages of change is important as well as transparency. Workload has to be reasonable so that the new structures could be adopted successfully. Organizational factors may either enhance or impair employees´ internal work motivation and self-management therefore eventually influencing financial results.