Tapahtuman järjestäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kirjoittaa käsikirja K-Team Päivien järjestäjille. K-ryhmän suurin ammattitapahtuma K-Team Päivät järjestetään vuosittain pyhäinpäivänä loka-marraskuun vaihteessa. Käsikirja ei keskity yksittäisen tapahtuman järjestämiseen, vaan yleisesti K-Team Päivien järjestelyihin. Työn toimeksiantajana on tapahtuman pääjärjestäjä K-kauppiasliitto ry. Opinnäytetyön kirjoittaja toimii tapahtumassa tapahtumavastaavana. Onnistunut tapahtuma perehdyttää Onnistuneen tapahtuman malliin ja siihen, mikä tekee tapahtumasta onnistuneen. Onnistuneen tapahtuman malli perustuu strategisiin ja operatiivisiin kysymyksiin, joihin pitää osata vastata ennen tapahtuman suunnittelun aloittamista. Vastauksista ilmenee miksi, kenelle, miten ja millainen tapahtuma järjestetään, ja kuka sen järjestää. Onnistunut tapahtuma edistää yrityksen mainetta. Tapahtuman järjestäjän tulee itse määritellä kriteerit, jonka mukaan onnistumista arvioidaan. Tapahtuman järjestäminen kertoo vaiheet suunnittelusta toteutukseen ja jälkimarkkinointiin. Suunnitteluvaihe on tapahtumaprosessin aikaa vievin ja keskeisin osuus, joten se on esitelty tässä opinnäytetyössä mahdollisimman monipuolisesti. Toteutusvaihe sisältää tapahtuman rakennusajan, itse tapahtuman sekä purkuvaiheen. Jälkimarkkinointivaiheessa käsitellään tapahtuman jälkeen tapahtuvia toimintoja. Ympäristö ja turvallisuus –luvussa painotetaan vastuullisen tapahtuman merkitystä. Käsikirjan tekoprosessissa esitellään toimeksiantaja ja K-Team Päivät, rajataan aihetta sekä kerrotaan käsikirjan kirjoittamisesta. Produktiosa on K-Team Päivien käsikirja, joka sisältää tapahtuman järjestämisen eri osa-alueittain koostettuna. Käsikirja on opinnäytetyön erillisenä liitteenä, mutta sitä ei julkaista toimeksiantajan pyynnöstä.