Digitaalinen taloushallinto : konsernikokonaisuuden siirto taloushallinnon ohjelmasta toiseen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä on kuvattu prosessikaaviolla tiedonsiirron vaiheet taloushallinnon ohjelmasta toiseen. Opinnäytetyön tavoite on tuoda esille prosessin kuvauksen kautta siirron vahvuudet ja heikkoudet, jotta seuraavissa samankaltaisissa siirroissa pystytään huomioimaan esiin nousseet asiat ja näin helpottaa tulevia siirtoprosesseja. Menetelmänä on tapaustutkimus eli case study, jossa perehdytään tarkasti yhteen aiheeseen.

Teoriaosuudessa on käsitelty digitaalisuuden tuomaa muutosta taloushallinnossa ja miltä muutos näyttää tulevaisuudessa. Prosessikuvausta ja kaaviota on käsitelty teoriaosuuden toisessa kappaleessa selventämään prosessikuvauksen vaiheita, tapoja ja tavoiteltavia hyötyjä.

Prosessikuvauksen johtopäätöksissä nousi esille, että on varattava tarpeeksi aikaa siirtoon ja uuden ja vanhojen ohjelmien aktiivisena pitoon yhtäaikaisesti. Uuden ohjelman toimivuus on kaikin puolin varmistettava siirron jälkeen, ettei yrityksen asioiden hoito viivästy siirron takia. Tietojen täsmäytyksen tärkeys nousi myös esiin, jolloin huomataan siirron aikana mahdollisesti tapahtuneet virheet. Myös asiakaspalvelun merkitys uuden ohjelman käyttöönoton yhteydessä nousi esiin, että asiakas saa tarpeeksi opastusta ohjelman käyttöön.

Siirron hyödyt havaittiin jo ensimmäisessä raportoinnissa heti siirron jälkeen. Jaksotusten käsittely nopeutui moninkertaisesti, kun ne pystytään tekemään yhden ohjelman sisällä. Tositteet arkistoidaan sähköisenä, joten tulostus ja mapitus jäi työvaiheista myös pois, joka yhtiömäärän ollessa suuri, vei paljon aikaa. Myös kuukausittainen kirjanpito on nopeutunut automaattitiliöintien myötä merkittävästi.

In this thesis process diagram is used as a tool to clarify different parts of data transfer between accounting softwares. The goal is to show the strengths and weaknesses through process diagram to be able to notice these parts in next similar transfer processes. The method of this thesis is case study where one precise subject is chosen to be researched through.

The theory section is about the change that digitization brings to the accounting and the direction of development in the future. The second theory paragraph is about clarifying different states, ways and achievable benefits of process description and diagram.

In conclusion of the process description it may be stated that there must be enough time to implement the data transfer and also keep the previous and current softwares active long enough at the same time. There has to be confirmation for right functionality of new software so that company´s monthly accounting does not get disturbed. Matching up the data through reports of the previous and current softwares is an important part of the transfer. It is an accurate way to catch the possible mistakes. Also the significance of customer service came up when the new software became active. There needs to be comprehensive guiding to implement the use of new software for customer

The benefits of the new software were noticed already in the first reporting period after the transfer. Management of sectioning became quicker when the whole process could be done inside one program. Documents and receipts are archived in electronic form so there will be no longer printing and filing. When there were many companies, these tasks took a lot of time before changing the software. Also monthly accounting has speeded up significantly because of automatic postings.