Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto mikroyrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyötyön tavoitteena on esitellä sähköinen taloushallinto sekä sen käyttöönotossa huomioitavat seikat mikroyrittäjän näkökulmasta. Opinnäytetyön toimeksiantaja on Kanta-Hämeessä toimiva mikroyritys Pinta Onni. Pinta Onni on juuri aloittanut kokeilujakson Procountorin sähköisessä taloushallinnon järjestelmässä, ja varsinainen käyttöönotto tapahtuu toukokuussa 2019. Tarkoituksena on tutkia, mitä uuden järjestelmän käyttöönotossa tulee huomioida ja kuinka työnjako käyttöönotossa jakautuu yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä. Tutkitaan myös, mitä tukea Finago tarjoaa Procountorin käyttöönotossa.

Työ koostuu teoriaosuudesta sekä laadullisesta tutkimuksesta. Teoriaosuudessa käsitellään sähköisen taloushallinnon eri osa-alueita sekä käyttöönottoa. Teoriaosuus perustuu olemassa olevaan kirjallisuuteen ja oppaisiin sekä voimassa olevaan lainsäädäntöön ja säädöksiin. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena haastatteluiden avulla. Tutkimuksen tärkein tavoite oli selvittää, mitä kysymyksiä käyttöönotto mikroyrittäjällä herättää ja millaisia toimenpiteitä se vaatii. Tutkimuksessa on tutkittu käyttöönottoa kolmen tärkeimmän. toimijoiden näkökulmasta, eli haastateltu on mikroyrittäjää, kirjanpitäjää sekä ohjelmistotalon Procountor-asiantuntijaa.

Sähköisen taloushallinnon yleistyessä pien- ja mikroyritysten tulee pysyä muutoksessa mukana. Sähköinen taloushallinto on siis lähes välttämätön yritykselle, joka haluaa vielä muutaman vuoden päästä pyörittää menestyvää liiketoimintaa. Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan paljon muutakin kuin verkkolaskujen vastaanottamista ja lähettämistä. Se on kattava kokonaisuus, joka huomio osto- ja myyntilaskujen käsittelyn, palkanlaskennan, arkistoinnin, viranomaisilmoitukset ja kirjanpidon. Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon luo uusia haasteita mutta tuo mukanaan myös mahdollisuuksia. Opinnäytetyön tarkoituksena on alentaa pien- ja mikroyrittäjien kynnystä ottaa sähköinen taloushallinto käyttöön ja esitellä huomiota vaativat siirtymäkohdat, riskit ja mahdollisuudet.

The aim of this thesis is to introduce electronic financial management and the aspects to be considered in its implementation from the perspective of a micro-entrepreneur. The thesis was commissioned by the micro-enterprise Pinta Onni, based in Kanta-Häme. Pinta Onni has just started a trial period of Procountor’s electronic financial management system, and its implementation will take place in May 2019. The aim is to examine what the implementation includes and how the work will be shared between the entrepreneur and the accountant. The thesis also determines the support Finago provides for the deployment of Procountor.

The work consists of a theoretical part and a qualitative study. The theoretical part includes different aspects of e-financial administration and its implementation. The theoretical part is based on existing literature and guides, as well as on existing legislation and regulations. The study was conducted as qualitative, by means of interviews. The main goal of the study was to find out what kinds of questions the implementation brings to a micro-entrepreneur and what measures it requires. The survey related to the implementation was conducted from the perspective of three actors by interviewing the micro-entrepreneur, the accountant, and the software company’s Procountor expert.

As e-finance is becoming more widespread, small and micro enterprises must be involved. Electronic financial management is therefore almost indispensable for a company that wants to run a successful business in a few years’ time. Electronic financial management means more than just receiving and sending e-invoices. It is a comprehensive entirety that focuses on handling purchase and sales invoices, payroll, archiving, government announcements, and accounting. The transition to e-finance brings new challenges but also opportunities. The aim of this thesis is to lower the threshold of implementing electronic financial management at small and micro-enterprises and to present the transition points, risks and opportunities that require attention.