Siirtyminen perinteisestä taloushallinnosta sähköiseen taloushallintoon

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona. Tässä opinnäytetyössä tutkittiin taloushallinnon prosesseja ja ohjelmistoja. Siirtyminen perinteisestä taloushallinnosta sähköisesti tehostettuun tai digitaaliseen taloushallintoon säästää aikaa, kustannuksia, paperia ja tehostaa työntekoa, joten aihe on tärkeä ja ajankohtainen. Toimeksiantaja on pieni yritys, jonka yksi liiketoiminnan osa-alue on taloushallintopalvelujen tarjoaminen. Tutkimuksen tavoitteeksi muodostettiin toimeksiantajalle käyttöönotettavan taloushallinnon ohjelmiston löytyminen ja siitä suosituksen antaminen. Tutkimuksessa selvitettiin, miten perinteinen, sähköinen ja digitaalinen taloushallinto eroavat ja millaiset tekijät ovat ohjelmistovalinnan kriteereinä toimeksiantajan kohdalla. Tavoite oli löytää ohjelmisto, jolla saataisiin kirjanpitotyön prosesseja tehostettua, paperihävikkiä vähennettyä ja toimeksiantajan oma taloushallinto digitalisoitua.

Tutkimuksen teoriaosassa tutkittiin taloushallinnon eri prosesseja. Prosesseja käytiin läpi tarkemmin tutkimuksen vaatimassa mittakaavassa. Teoriaosassa huomioitiin sähköisen taloushallinnon aspekti, kun prosesseja käytiin läpi käytännössä. Tutkimuksen empiriaosassa selvitettiin, mitkä ovat toimeksiantajan tarpeet taloushallinto-ohjelmiston toiminnallisuuksien valinnassa. Tutkimuksen tiedonkeruu hoidettiin teemahaastatteluilla, havainnoinnilla sekä asiakaskyselyllä. Tietojen perusteella valittiin kolme ohjelmistoa, joita vertailtiin ja joiden joukosta suositeltiin sopivinta vaihtoehtoa.

Tutkimuksen lopputulosten perusteella valittiin suositeltava taloushallinnon ohjelmisto, jota myös toimeksiantajan puolelta pidettiin parhaana vaihtoehtona. Ensimmäiset neuvottelut kumppanuusohjelmasta käytiin toukokuussa 2019 ja kumppanuussopimus on valmiina allekirjoitettavaksi.

This thesis was carried out as a mandate. This thesis investigated the financial management processes and software. Switching from traditional financial management to electronically enhanced or digital financial management saves time, costs, paper and makes work more efficient, so the subject is important and timely. The case company is a small company, one of the business areas of which is the provision of financial management services. The goal was to find software to make accounting processes more intensive, less paper scrap and digitalized by the sponsor's own financial management. The theory section of the study investigated the various processes of financial management. Processes were discussed in more detail on the scale of the study. The theory section was focused on the aspects of electronic financial management, when the processes were conducted in practice. In the empirical part of the study, the needs of the sponsor in the selection of the functionalities of the financial management software were examined. The survey was conducted through thematic interviews, observation and customer query. On the basis of this information, three software were compared and the most appropriate options was recommended. Based on the results of the study, the recommended program of financial management was chosen, which was also considered to be the best option on the part of the case company. The first negotiations on the partnership program took place in May 2019 and the partnership agreement is ready to be signed.