Syödään yhdessä -tapahtuman järjestäminen

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli järjestää Syödään yhdessä –ruokatapahtuma Ravintola Frenckell & Pihassa lauantaina 25.05.2019. Opinnäytetyö tehtiin Pirkanmaan Keittiömestarit ry:n, Tampereen Paistinkääntäjät ry:n ja Juvenes Oy:n toimeksiannosta. Opinnäytetyön tavoitteena oli lisätä toimeksiantajien tunnettuutta sekä eri tahojen välistä yhteistyötä. Toisena tavoitteena oli tehdä tapahtumasta mahdollisimman hyvin sen teemojen, yhteisöllisyyden, vähähiilisyyden sekä lähiruoan mukainen, tyrkyttämättä niitä liikaa.

Opinnäytetyössä käsiteltiin, miten tapahtuma järjestettiin ja miten valitut teemat näkyivät toteutuksessa. Teoriaosuudessa tarkasteltiin tapahtuman kulkua prosessina, markkinointia, budjettia sekä tapahtuman järjestämiseen liittyviä lupa- ja turvallisuusasioita. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena ja tutkimusmenetelmänä käytettiin kvantitatiivista asiakaskyselyä ja kvalitatiivista teemahaastattelua toimeksiantajille.

Opinnäytetyön empiirisessä osuudessa oli tarkoitus järjestää sekä lounas- että iltatapahtuma. Lounas oli tarkoitus tarjota Ravintola Frenckell & Pihan sisäpihalla, minne kuka tahansa saisi tulla ilman ennakkovarausta. Iltatapahtuma oli tarkoitus järjestään ennakkovarausten perusteella kolmen ruokalajin illallisena ravintolan sisätiloissa. Iltatilaisuus jouduttiin kuitenkin peruuttamaan, koska ennakkovarauksia tuli niin vähän.

Tapahtuman markkinoinnissa olisi ollut parantamisen varaa. Tosin toukokuinen ajankohta saattoi olla myös huono, koska vappu, äitienpäivä, valmistujaiset, mökkikauden aloitus ja muut tapahtumat saattoivat vaikuttaa asiakkaiden määrään. Opinnäytetyön tekijät ja haastatellut toimeksiantajat olivat yhtä mieltä siitä, että tapahtuman teemat olivat koko prosessin ajan hyvin esillä ja ne näkyivät tapahtumassa hyvin. Opinnäytetyön myötä tekijät oppivat tilastointia sekä annoskorttien laadintaa.

The subject of this thesis was to organize an event “Syödään yhdessä”. The event was organised in co-operation with Pirkanmaan Keittiömestarit, Chaîne des Rôtisseurs Tampere, Juvenes and two students of Hospitality Management Programme in Tampere University of Applied Sciences. The event took place on the 25th of May in 2019 at Restaurant Frenckell & Piha.

The purpose was to increase co-operation between the partners. In 2017, a similar event was held for the first time and it was decided that it will be re-organised in 2019 with a different aspect. The purpose was also to increase people’s knowledge about the partners. The aim was to create an event with themes that were thought to be important and topical. This thesis aims to clarify how the partners saw the success of the themes during the entire process. The partners were interviewed to get the results.

The thesis begins with an introduction of the event and the partners. The second theoretical part of this thesis treats the entire process of event planning. The following part explains how this event was organised from the first meeting to the actual event day. The last two parts treat the results of the interviews and contain a discussion about the entire process.

Customer feedback was collected, and it became clear that the event was successful. There were customers from children to seniors. Both partners and writers of the thesis were pleased.