Tapahtuman järjestäminen ja markkinointi : Case: Dyna-yrittäjyysfoorumin avajaiset

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on osallistua Dyna-yrittäjyysfoorumin avajaisten järjestämiseen ja sen markkinointiin. Tavoitteena on perehtyä siihen, mitä tapahtumien järjestäminen ja erityisesti markkinointi vaatii.

Työ koostuu kahdesta eri osasta: teoriaosuudesta ja Dynan avajaisosuudesta. Ensin käsitellään aiheen teoreettisia lähtökohtia. Tämän jälkeen raportoidaan avajaiset case- tapauksena. Työssä pääpaino on tapahtumamarkkinoinnissa, joka käsitteenä on varsin uusi. Huomiota kiinnitetään myös kasvavaan ilmiöön nimeltään sosiaalinen media.

Lahden ammattikorkeakoulun Dyna-yrittäjyysfoorumi järjesti avajaiset 4.5.2010 Lahden Finnkinossa. Dyna-projekti on EU- rahoitteinen nuoryrittäjyyttä tukeva projekti, jonka toiminta alkoi helmikuussa 2010. Avajaisissa käytiin läpi yrittäjyyspolku, jossa esittäytyivät Päijät-Hämeen kaikki oleelliset yrittäjyystoimijat. Yrittäjyyspolun tärkeimmät tavoitteet oli näyttää osallistujille, kuinka paljon eri yrittäjyystoimijoita sijaitsee alueella sekä luoda henkilökohtainen kontakti heihin. Polun jälkeen osallistujat pääsivät katsomaan maksutta 3D- elokuvaa Titaanien taistelu.

Markkinointia suunniteltaessa on tärkeä selvittää kohderyhmä perinpohjaisesti. Kohderyh-mänä olivat opiskelijat, joten päämarkkinointikanavaksi valittiin Facebook, joka oli strategisesti viisas ratkaisu. Facebook on tällä hetkellä suurin ja vaikutusvaltaisin sosiaalinen media sekä Suomessa että maailmalla. Markkinointi Facebookissa oli helppoa ja nopeaa. Kohderyhmää oli helppo tavoittaa sitä kautta. Avajaisten osallistujatavoitteena oli saada mukaan tapahtumaan yli 300 opiskelijaa ja tavoite toteutui.

The aim of the thesis was to take part in organizing and marketing the Dyna entrepreneur forum opening event. Another aim was to document the requirements that have to be met when arranging and marketing an event.

This thesis consists of two sections; the theoretical framework and the Dyna opening event. The theoretical framework is discussed first and the opening event is presented as a case study. The main focus of the thesis is on event marketing which, as a concept, is fairly new. Attention is also paid to social media, a growing phenomenon.

The Dyna entrepreneur forum of Lahti University of Applied Sciences organized an opening event on 4 May 2010 in the Finnkino cinema in Lahti. The Dyna project is an EU-sponsored project aimed at supporting young entrepreneurs. The project began in February 2010. During the opening event an entrepreneurial path was presented, and it showcased all the essential entrepreneurial organizations of the Päijät-Häme region.

The main aim of the presentation of the entrepreneurial path was to show the audience the multifaceted entrepreneurship existing in the area, as well as to provide social networking opportunities. After the path presentation the audience was invited to a 3D screening of the Clash of the Titans.

When planning the marketing of an event, it is vital to thoroughly determine the target au-dience. In this case, the target audience was students, so Facebook was selected as the main marketing channel, which proved to be a strategically sensible decision. Facebook is currently the largest and most influential social media both in Finland and around the world. Marketing an event in Facebook was fast and easy as the target group was easy to reach. The aim was to have over 300 students participating in the opening event, and this aim was reached.