Tapahtuman fasilitointi : InnoEvent Tampere 2017

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on tilojen fasilitointi InnoEvent Tampere -tapahtumassa. Pääpaino on vuoden 2017 tapahtumassa, mutta opinnäytetyössä käydään läpi myös vuoden 2018 onnistuminen. Vuonna 2017 InnoEvent Tampere järjestettiin 6. – 10. marraskuuta. Opinnäytetyön tavoitteena oli kasata InnoEvent Tampereen infratuotannon suunnittelua ja toteutusta koskevat tiedot yksiin kansiin, jotta helpotetaan seuraavien vuosien projektiryhmien toimintaa.

Opinnäytetyö kirjoitettiin vuosien 2018 ja 2019 aikana. Näin opinnäytetyöhön saatiin materiaalia niin vuoden 2017 kuin 2018 InnoEvent Tampere tapahtumista. Teoriaosuudessa käydään läpi tapahtuman järjestäminen infran kannalta eli pääpaino on tapahtumapaikan valinnassa, infrastruktuurissa, tekniikassa, aikataulutuksessa ja siisteydessä. Vuonna 2017 InnoEvent Tampere järjestettiin viidettä kertaa ja tapahtuma siirrettiin tuolloin pois Tampereen ammattikorkeakoulun Kuntokadun kampukselta. Molempina vuosina tapahtumaan osallistui yli 600 opiskelijaa ja tämä toi oman haasteensa sopivan tilan etsinnässä.

Molempina vuosina tapahtuma päädyttiin järjestämään Tampere Areenalla. Näin ollen vuoden 2018 projektiryhmä pystyi rakentamaan suunnitelmansa edellisvuoden pohjalta ja oppimaan edeltäjiensä virheistä. Vuosien 2017 ja 2018 palautteet käytiin läpi ja näiden perusteella tapahtumaa pidettiin onnistuneena, vaikka myös parannusehdotuksia oli runsaasti. Jotta tapahtuma voi kasvaa ja kehittyä entisestään, pitää se siirtää uusiin tiloihin ja tapahtumapaikan viihtyisyyttä tulisi kehittää moninaisin tavoin. Tulisi myös kiinnittää enemmän huomiota tapahtumapaikkaan oppimisympäristönä.

The subject of this thesis is the facilitation of the premises for InnoEvent Tampere 2017. The main focus of the thesis is on the 2017 event, but it also addresses the success of the 2018 event. In 2017, the event took place from the sixth to the tenth of November. The aim of the thesis was to collect material on the designing and executing of the infra production of InnoEvent Tampere into one set of covers, thus to ease the burden of the next years’ project teams.

The thesis was written over the years 2018 and 2019. Therefore, materials from events in 2017 and 2018 could be used for the thesis. The theory focuses on event planning, primarily on the infra side, which concentrates on choosing the venue, infrastructure, technology, scheduling and tidiness. In 2017, InnoEvent Tampere was held for the fifth time and it was moved away from the Kuntokatu campus of Tampere University of Applied Sciences in the same year. Both years saw more than 600 students attending the event, which brought some additional challenges into finding a suitable venue.

During both years, it was decided that the event would take place at Tampere Areena. This allowed for the 2018 project team to build on the plans of the previous year and to learn from their mistakes. The feedback from both years was reviewed and, according to them, the event was deemed a success, although there were also plenty of suggestions for improvement. For the event to keep growing and improving, it needs to be moved into a new venue and the atmosphere of the venue should be developed in multiple ways. More attention should also be given to the venue as a learning environment.