Sisäinen viestintä ja sen kehittäminen

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää yrityksen sisäisen viestinnän tärkeimmät osa-alueet, viestintäkanavat ja viestinnän ongelmakohdat. Tavoitteena oli selvittää toimeksiantaja Energiakolmio Oy:n sisäisen viestinnän käytännöt, niiden hyvät ja huonot puolet niin johdon kuin työntekijöidenkin mielestä, sekä tehdä kehitysehdotuksia viestinnän parantamiseksi ja tehostamiseksi. Tutkimus aloitettiin nykytilan kartoituksella, joka toteutettiin haastattelemalla johtoa ja selvittämällä henkilöstön mielipiteitä kyselylomakkeella. Tulosten analysoinnin perusteella tutkija mietti kehitysehdotuksia suurimpiin ongelmakohtiin. Viitekehyksessä käsiteltiin sisäistä viestintää, sen osa-alueita, tavoitteita ja tärkeyttä. Tärkeintä sisäistä viestintää on työviestintä, jota ilman yritys ei voi toimia. Sen lisäksi työntekijöiden motivaation ja sitoutumisen kannalta on tärkeää tietää yrityksen tavoitteet ja strategiat, ja niiden viestimiseen on syytä kiinnittää huomiota. Tämä asettaa vaatimuksia paitsi johdolle myös esimiesportaalle, jonka tehtävä on pukea strategiat selkeään muotoon oman osaston tai tiimin kannalta, sekä myös henkilötasolle. Kehityskeskustelut ovat tässä avainasemassa. Myös yrityksessä käynnissä olevat tai tulevaisuuteen suunnitellut muutokset kiinnostavat aina henkilöstöä, ja muutosviestintään tulee myös panostaa. Empiirisen osan johdon haastattelun perusteella suurin ongelma sisäisessä viestinnässä oli sen suunnittelemattomuus. Koska ei ole sovittu, mitä asioita viestitään tai kuka sen hoitaa, tiedotus on joskus puutteellista. Johto myös kaipasi aktiivisuutta henkilöstön puolelta, aloitetoiminta ja palautteen anto myös henkilöstöltä johdon suuntaan kaipaisivat aktivointia. Henkilöstön kyselytutkimuksessa sisäisen viestinnän puutteita havaittiin mm. avoimessa tiedonkulussa, palautteen saamisessa, tiimien välisessä viestinnässä, tietämyksessä johtoryhmän työskentelystä ja perehdytyksessä. Johdon kaipaamalla suunnitelmallisella viestinnällä pystytään poistamaan myös näitä puutteita.

The aim of this study was to define the most important areas in internal corporate communication, communication channels and communication problems. The goal was to find out the communication practices in Energiakolmio Oy, their advantages and disadvantages in both from the management’s and the employees’ point of view, and also to make suggestions for improving and enhancing internal communication. The process began with an investigation of the present situation. The means of investigation were a management interview and a questionnaire for the employees. The results were analysed and development proposals were made. The theoretical part of the study deals with internal corporate communication, its different areas and channels, aims and importance. The most important area is communication about work itself, and a company cannot operate without it. Also, for the motivation and commitment of the personnel, it is important to know the goals and strategies, and sharing them with the staff is challenging, not only for the management but also for the team leaders. Their job is to interpret the strategy to their department or team, and also to individual employees. The development discussions are a good opportunity for this. The present or future changes in the company are of interest for the personnel as well, and the management should also pay attention to information of the changes. According to the management interview, the main problem in internal communication is the lack of systematic communication. As there is no plan of the things that are to be told or whose responsibility it is, communication is sometimes insufficient. The management was also hoping for a more active attitude from the personnel, initiatives and response are needed. The results from the personnel showed insufficiency in open communication, response, communication between teams, knowledge of the issues dealt with at the management meetings, induction training for new employees. To some extent, systematic communication could also be a solution for these issues.