Majoitusvarausprosessin kehittäminen : Congreszon Oy - Jyväskylä Events ja yhteistyöhotellit

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja Congreszon Oy - Jyväskylä Events on täyden palvelun kongressitoimisto, joka tarjoaa asiakkailleen laadukkaita kokous- ja kongressipalveluja. Opinnäytetyön tavoitteena oli selkeyttää kongressitoimiston toimintaprosessia työskentelyn nopeutumiseksi ja takaamaan asiakkaille korkeatasoista palvelua. Työn tarkoituksena oli selvittää, kuinka kongressitoimiston ja yhteistyöhotellien toimintaa voitaisiin kehittää, jotta se olisi kannattavampaa ja tuloksekkaampaa kummallekin yhteistyön osapuolelle. Vastaavanlaista työtä ei ole kongressitoimistolle aiemmin tehty. Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista, eli laadullista tutkimusotetta. Tutkimusmenetelmänä oli puolistrukturoitu teemahaastattelu. Teemahaastattelujen tavoitteena oli löytää keskustelemalla toiminnan kehitystä kaipaavat kohdat. Haastattelut tehtiin hotellien yhteistyö- tai johtohenkilöille. Haastateltavia yhteistyökumppaneita oli yhdeksän. Tutkimustulokset osoittivat, että yhteistyö on jo osittain toimivaa, mutta kehittämisen varaa toimintatavoissa löytyy. Tuloksista ilmeni, että yksittäisiä toimintoja varausprosessissa voitaisiin tehostaa. Tutkimus osoitti myös, että suurtapahtumien toimintaprosesseja pitää edelleen kehittää, jotta asiakaspalvelun laatu paranisi ja toiminta olisi tehokkaampaa. Pienemmissä tapahtumissa yhteistyö on jo melko tehokasta. Tuloksista selvisi myös, että kiinnostusta yritysten väliseen verkostoitumiseen löytyy, mutta verkostoitumisen mahdollisuuksista tulisi kertoa yhteistyökumppaneille enemmän. Opinnäytetyön tuloksia voidaan hyödyntää kongressitoimistossa toimintasuunnitelman tekemiseen. Työ antaa kongressitoimistolle pohjan ja keinoja suunnittelun aloittamiseen. Työssä kuvattiin majoitusvarausprosessin vaiheet sekä selvitettiin verkostoitumisen ja yhteistyön merkitystä. Työstä on apua yhteistyötoiminnan ohjaamisessa sekä kongressitoimiston ja hotellien välisten kehityskeskustelujen järjestämisessä.

Congreszon Ltd. - Jyväskylä Events is a professional congress organizer (PCO) specialising in organising its clients high-standard congress and meeting services. The aim of this thesis was to create the accommodation reservation process to speed up the operations in the office and to guarantee the customers a high-quality customer service. Another aim was to find out how to develop the cooperation between the congress bureau and the Jyväskylä hotels so that the business would be more profitable and succesful for all co-operators. A similar study has not been carried out previously for the congress bureau. The research work was carried out qualitatively and the research method was semi-structured theme interview. Employees in charge of the cooperation and in the management of the hotels were interviewed. Altogether there were nine co-operators. The results revealed that the cooperation between the congress bureau and the hotels was already partially working but there were, however, several matters to be developed in the ways of action. The results also revealed that some operation procedures in the reservation process could be made more effective. It also became evident that the operation processes of great events should be further developed in order to improve the quality of customer service and the performance. In smaller events the cooperation was already quite effective. The results also showed that there is a will for networking among the partners but the benefits of such networking should be stated to the co-operators more clearly. The results of the thesis can be exploited in making the plan of action in the congress bureau. The thesis gives the congress bureau a basis and means to start the planning. The phases of the accommodation process were described in the thesis and the importance of networking and cooperation were tracked down. The thesis will help instructing the operations, and also in organising development discussions between the congress bureau and the hotels.