Osia esimiesten toiminnanohjauskäsikirjaan : case Petäjävesi

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää esimiestyön keskeisiä tehtäviä Petäjäveden kunnassa. Tehtävistä haluttiin selkeät prosessi kuvaukset, joita käytetään esimiestyön perehdytykseen ja toiminnanohjauskäsikirjaan. Tehtävä aloitettiin valitsemalla esimiesryhmä, jolla on samantyyppiset alaisryhmät. Esimiestyöt valittiin, siten että ne olivat kaikille samoja. Kyselylomakkeella selvitettiin aihealueiden keskeiset tehtävät, joista haetaan prosessit esille. Osastojen johtajat arvioivat työtehtävien sisältöjä ja heidän palautteen avulla täsmennettiin sisältöjä. Tehtäväkuvaukset kirjoitettiin opaskorteiksi, joista selviää työtehtävän keskeinen prosessi. Opaskortit koostuivat seuraavista aiheista: rekrytointi, vuosilomat, palaverikäytänteet ja kehityskeskustelut sekä työsuojelu. Talouden osalta löytyi ongelmallisia tehtäviä talouden ylläpidosta, seurannasta ja ohjauksesta. Talouden suunnittelu pitkällä aikavälillä ja sen prosessin kuvaamisella saatiin tehtävään selkeyttä. Arkistointi tuli mukaan selventämään kunnallista järjestelmää, jossa on suoritettava viranomaistehtävien arkistointia. Opaskortit toimivat yleisinä ohjeina kaikille esimiehille Petäjävedellä. Tiedon jakaminen esimiehille prosessien välityksellä on toiminnan selkeyttämistä. Opaskorttien tieto on pohjana ja sen ympärille kootaan kokonaisuuksia, joilla esimies etenee tehtävien hoidossa. Perehdyttämisellä tuodaan esiin työyhteisön toimintaperiaatteet ja toiminnan tavoitteet. Kaikkien tulisi antaa omaa osaamistaan yhteiseen käyttöön ja edistää työskentelyä tavoitteiden saavuttamiseksi.

The aim of this thesis was to find out the core tasks of superiors in the Petäjävesi municipality. Well-defined process descriptions were wished, to be used for introductory briefing and a procedures manual. The research was started by choosing a group of superiors that had similar groups working under their supervision.. The superiors’ tasks were chosen so that they would be similar to all groups. A questionnaire was made to find out the core tasks of the field and out of these tasks the processes were brought up. The department heads evaluated the contents of the tasks and these contents were then specified with the help of their feedback. The task descriptions were written out into procedures cards presenting the core process of the tasks.The procedures cards consisted of the following areas: recruitement, annual holidays, meeting protocol, development discussions and occupational safety. In finance the problems were in updating, follow-up and briefing. By long-term planning of the financial operations and by describing that process the tasks were better defined.Also archiving was started as part of the municipal system where public authority tasks have to be filed. The procedures cards serve as common instructions to all superiors in Petäjävesi. Sharing information to the superiors through processes is a way to clarify the operations. The information of the cards is used as a basis around which entities are collected, according to which a superior procedes in completing the tasks.By introductory briefing the operating principles and aims are brought up. Everyone should give their knowledge to common use and promote work in order to achieve the aims.