Toimitilapalveluprosessien työtehtävät Jyväskylän ammattikorkeakoulussa

Abstract

Työn tarkoituksena oli selvittää Jyväskylän ammattikorkeakoulun toimitilapalveluyksikössä työskentelevien kahden toimitilavastaavan ja suunnittelijan työtehtäviä sekä vastuualueita. Tavoitteena oli selventää työtehtäviä kolmessa yksittäisessä toimitilapalveluprosessissa. Tarkasteltavat prosessit olivat ulkoistettujentoimitilapalveluiden hankinta- ja ylläpitoprosessi, uudisrakennus- ja korjausrakentamisprosessi sekä vuosikorjaus- ja muutostyöt -prosessi. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisen tutkimusmenetelmän avulla, ja aineiston keräämiseen laadittiin haastattelulomake. Tutkimus toteutettiin käymällä toimitilapalveluyksikössä jahaastattelemalla kahta toimitilavastaavaa ja yhtä suunnittelijaa kesällä 2005. Haastatteluissa selvitettiin haastateltavien työtehtäviä toimitilapalveluprosesseissa. Syksyllä 2005 tehtiin työtehtäviin liittyviä täydentäviä kysymyksiä. Toimitilapalveluprosesseissa olevien työtehtävien kuvaukset selkiytyivät, joten tavoite savutettiin. Ennen prosessikuvauksien valmistumista työtehtävät menivät päällekkäin, ja toimitilavastaavilla ja suunnittelijalla oli epäselvyyksiä työtehtävistä. Toimitilavastaavien ja suunnittelijan prosesseissa olevat toiminnot kuvattiin yksityiskohtaisesti, minkä jälkeen haastatteluiden avulla kootut työtehtävätkirjattiin kohta kohdalta toimintokuvauksiin. Toimitilavastaavien ja suunnittelijan roolit selkeytyivät prosesseissa työtehtävien selvittämisen jälkeen. Selvitystyömme on tärkeä, sillä se auttaa Jyväskylän ammattikorkeakoulun toimitilapalveluyksikön toimitilapalveluprosessien kehittämisessä. Työtä voidaan hyödyntää myös uuden työntekijän perehdytyksessä, koska prosesseja on käsitelty yksityiskohtaisesti. Työ on myös keskeinen osa toimitilapalveluprosessien dokumentointia Jyväskylän ammattikorkeakoulussa.

The thesis was assignedby the Jyväskylä University of applied sciences. The purpose of the study was to define the job descriptions and responsibilities of two Facility Managers and one designer of the Jyväskylä University of applied sciences. The three FacilityService processes studied were: purcharing and maintenance, new construction and renovation, and annual repair and alternation work. The implementation of thissurvey was qualitative. The data were collected by interviewing two Facility Managers and Designer while visiting the Facility Service unit of the Jyväskylä University of applied sciences. The interviews were conducted out in summer 2005 and again in autumn 2005. The aim of the interviews was to define the duties of the interviews in the facility services. The job descriptions of those in the Facility Service processes became clearer, so the goal was achieved. Before the descriptions of the processes were completed, the duties were overlapping and the Facility Managers and the Facility Designer were unclear of their duties. The functions in the processes of the Facility Managers and the Designer were describedin detail, after which the work assignments collected by interviews were recorded point by point in the job descriptions. The roles of the Facility Managers and the Designer in the processes became clearer when the work assignments were cleared up. The survey is important because it helps to develop the Facility Service processes in the Facility Service Unit of Jyväskylä University of applied sciences. The study can be used to initiate new employees because the processes aredescribed in detail. The study is also an essential part of the documentation of the Facility Service processes at Jyväskylä University of applied sciences.