Sisäisen viestinnän kehittäminen intranetin avulla : case Keski-Suomen keskussairaala, Ruokapalvelun liikelaitos Caterina

Abstract

Työn tavoitteena oli organisaation sisäisen viestinnän kartoittaminen ja kehittäminen. Kehittämistyössä tutkittiin organisaation viestintää havainnoimalla, haastattelemalla ja kyselytutkimuksilla. Tutkimuksessa edettiin intranet-sivuston suunnittelusta ja sivuston rakentamisesta intranetin sisällön tuottamiseen, tutkimusta tukevaa lähdemateriaalia hyödyntäen. Kvalitatiivisesti ja kvantitatiivisesti suuntautunut tutkimus toteutettiin v. 2003 - 2008 välisenä aikana tapaustutkimuksena Keski-Suomen keskussairaalan Ruokapalvelun liikelaitos Caterinalle. Kvalitatiivisen tutkimuksen keskeisistä piirteistä tutkimuksessa toteutettiin kokonaisvaltaisella tiedon hankinnalla syyskuussa 2003. Vastaukset ensimmäiseen kyselyyn saatiin seitsemältä henkilöltä kymmenestä. Kvantitatiivista tietoa tilastoitiin viestintäkanavien käytön määristä. Tutkimusvaiheiden ja johtopäätösten kautta kartoitettiin toisen kyselytutkimuksen kohderyhmät. Otokseen valituille henkilöille lähetettiin linkki sähköpostitse sairaanhoitopiirin intranetissä olevaan kyselyyn. Kyselylomake oli avoinna loka - marraskuussa 2003 ja siihen vastasi 22 osastonsihteeriä ja 26 ruokayhdyshenkilöä. Vastausprosentti oli 49 %. Aineistosta tehtiin analysointi ja johtopäätökset. Lopuksi ruokapalvelun johdolle toteutettiin vuoden 2003 kaltainen kysely sähköpostitse 18.12.2008 – 23.1.2009. Kyselyssä selvitettiin lisäksi jo viisi vuotta käytössä olleen intranetin toimivuutta. Kyselyyn vastasi kuusi henkilöä kymmenestä. Tutkimuksen tuloksena saavutetut hyödyt ilmenevät ensisijaisesti ruokapalvelun sisäisen viestinnän tehostumisena: dokumenttien löytymisenä helposti ja keskitetysti samasta paikasta, tietojen ajantasaisuutena ja tiedonsaannin nopeutena.

The aim of thesis was mapping and developing internal communication in an organization. The development process was examined by the means of personal observation, interviews and questionnaires. The aim was followed from the layout designing and creating the intranet pages to the producing the contents of the intranet. Qualitatevely and quantitatively directed research was made as a case study in Central Finland Hospital’s Health Care District catering services between 2003 and 2008. The essential feature of qualitatively directed research was carried out as all-inclusive information gathering. Replies of the fist questionnaire were received from seven persons out of ten. Quantitative information was gathered in statistical form from the use of the different information channels. The second questionnaire study was mapped through the recearch and conlusions. The people who were in the sample group were informed via e-mail about the questionnaire located in Central Hopsital’s intranet. The questionnaire form was open from November till December in year 2003 and replies were received from 22 ward secretaries and 26 persons in the catering service from the wards in Central Finland Hospital. The answering percentage was 49. The final questionnaire like in 2003 was made on 18th November in 2008. The reply time for questionnaire lasted 23rd January in 2009. It was sent via e-mail to the catering service personnel in managerial position. The aim of the questionnaire was also to investigate intranet’s function in the past five years. Replies were received from six persons out of ten. The results of the recearch are concrete ascertained mainly as effectivenes in internal communication and in work. In addition the documents are found easier when they are concentrated in the same place and updated information can be found faster.