Asiakirjahallinnon kehittäminen EU:n tietosuoja-asetuksen ja suomalaisen lainsäädännön mukaisesti
Hiltunen, Marina (2019)
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019060414870
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019060414870
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli ProSolve Oy:n ja ProDeliver Oy:n asiakirjahallinnon kehittäminen EU:n tietosuoja-asetuksen ja suomalaisen lainsäädännön mukaan. Opinnäytetyössä selvitettiin, miten asiakirjahallinto on toteutettu ja miten sitä voi kehittää tapausyrityksessä, miten henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja pitää säilyttää, arkistoida ja hävittää voimassaolevan lainsäädännön mukaan. Tämän lisäksi piti saada vastauksia, miten asiakirjahallinnon hyvät tavat ja voimassaoleva lainsäädäntö huomioidaan perehdyttämisessä.
Teoreettinen viitekehys muodostui asiakirjahallinnosta, EU:n tietosuoja-asetuksesta, suomalaisesta lainsäädännöstä ja perehdyttämisestä. Lähestymistapana käytettiin case-tutkimusta, jossa tutkimusmenetelminä yhdistyivät lainopillinen tulkinta- ja laadullinen haastattelumenetelmä. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia ja teemahaastattelua. Analyysimenetelmänä käytettiin teemoittelua ja sisällönanalyysiä.
Tutkimustulosten perusteella todettiin, että tapausyrityksen asiakirjahallinnossa on kehitettävää. Tärkeän tiedon löytäminen nopeasti ja vaivattomasti on tärkeää, joten asiakirjojen nimeämisessä ja tallentamisessa täytyy olla yhteiset periaatteet. Asiakirjahallinnon tärkeimmäksi riskeiksi koettiin tietoturvallisuuden pettäminen. Tapausyrityksen arkistointia voisi kehittää tekemällä päivämäärään perustuvan asiakirjarakenteen. Tutkimuksen aineistosta selvisi, että yritys säilyttää, hävittää ja arkistoi asiakirjoja eri tavoin riippuen siitä minkätyyppisestä asiakirjasta on kyse. Tutkimus osoitti, että arkistonmuodostussuunnitelma, jossa on ennalta määritetyt säilytysajat, olisi hyvä tehdä. Lisäksi henkilökunnalle pitää antaa yhdenmukaiset ja selkeät ohjeet henkilötietojen käsittelystä ja asiakirjahallinnon hyvistä tavoista. Toimeksiantajalle laadittiin kehitysehdotusten mukaan taulukkomuotoinen pohja arkistonmuodostussuunnitelmaa varten ja asiakirjahallinnon muistilista.
Teoreettinen viitekehys muodostui asiakirjahallinnosta, EU:n tietosuoja-asetuksesta, suomalaisesta lainsäädännöstä ja perehdyttämisestä. Lähestymistapana käytettiin case-tutkimusta, jossa tutkimusmenetelminä yhdistyivät lainopillinen tulkinta- ja laadullinen haastattelumenetelmä. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia ja teemahaastattelua. Analyysimenetelmänä käytettiin teemoittelua ja sisällönanalyysiä.
Tutkimustulosten perusteella todettiin, että tapausyrityksen asiakirjahallinnossa on kehitettävää. Tärkeän tiedon löytäminen nopeasti ja vaivattomasti on tärkeää, joten asiakirjojen nimeämisessä ja tallentamisessa täytyy olla yhteiset periaatteet. Asiakirjahallinnon tärkeimmäksi riskeiksi koettiin tietoturvallisuuden pettäminen. Tapausyrityksen arkistointia voisi kehittää tekemällä päivämäärään perustuvan asiakirjarakenteen. Tutkimuksen aineistosta selvisi, että yritys säilyttää, hävittää ja arkistoi asiakirjoja eri tavoin riippuen siitä minkätyyppisestä asiakirjasta on kyse. Tutkimus osoitti, että arkistonmuodostussuunnitelma, jossa on ennalta määritetyt säilytysajat, olisi hyvä tehdä. Lisäksi henkilökunnalle pitää antaa yhdenmukaiset ja selkeät ohjeet henkilötietojen käsittelystä ja asiakirjahallinnon hyvistä tavoista. Toimeksiantajalle laadittiin kehitysehdotusten mukaan taulukkomuotoinen pohja arkistonmuodostussuunnitelmaa varten ja asiakirjahallinnon muistilista.