Taloushallinto-ohjelmiston hankinta kehittämisyhtiö Keulink oy:lle

Abstract

Monipuolisia taloushallinto-ohjelmistoja on nykyään markkinoilla kymmeniä. Soveltuvan ohjelmiston löytäminen vaatii tarjontaan sekä yrityksen omiin tarpeisiin perehtymistä. Harkitulla valinnalla voidaan säästää yrityksen resursseja. Tämän tutkimuksen aiheena oli ohjelmistovertailun tekeminen. Tavoitteena oli suositella uutta sopivaa taloushallinto-ohjelmistoa toimeksiantaja Kehittämisyhtiö Keulink Oy:lle. Tutkimuksessa perehdyttiin Keulinkin taloushallinnon puutteisiin ja tarpeisiin, ja niiden pohjalta analysoitiin tarjolla olevia ohjelmistoja. Tutkimusote oli tyypiltään kehittämistutkimus, joka edustaa kvalitatiivista tutkimussuuntaa. Tutkimustapana oli ohjelmistovertailu. Tutkimus on tehty Keulinkin tarpeita varten, eikä tuloksia voida suoranaisesti soveltaa muiden yritysten käyttöön. Toteutusvaihe aloitettiin lokakuussa 2007 tutustumalla ohjelmistotarjontaan. Tarkasteluun otettiin viisitoista ohjelmistoa, ja kahdeksasta kiinnostavimmasta lähettiin tarjouspyyntö. Loppukilpailuvaiheeseen valittiin kolme tarjousta, joihin tutustuttiin tarkemmin. Vertailun kaksi parasta tarjousta, Nova ja Lemonsoft, esiteltiin tasavertaisina Keulinkin johdolle. Nämä ohjelmistot olivat Keulinkille kokonaisratkaisultaan vertailun sopivimmat ja edullisimmat. Loppukilpailuvaiheessa vertailuun otettiin tarjouskilpailun ulkopuolelta mukaan ProEconomicaohjelmisto, joka havaittiin Novaa ja Lemonsoftia kannattavammaksi vaihtoehdoksi. ProEconomicaa käyttää Keuruun kaupunki, jonka kautta ohjelmisto saadaan käyttöön ilman lisenssimaksuja. Ohjelmisto on ominaisuuksiltaan ja laajennusmahdollisuuksiltaan kilpailun kärkeä, joten tutkija päätyi suosittelemaan Keulinkille ProEconomican hankintaa. Vertailussa havaittiin, että useimmat ohjelmistot ovat ominaisuuksiltaan riittäviä pienyrityksen käyttöön. Ohjelmistojen väliset erot muodostuivat enimmäkseen laajennusmahdollisuuksien, käyttäjäystävällisyyden ja hinnan perusteella. Kehittämisyhtiö Keulink Oy hyödyntää tätä tutkimusta valitessaan uutta taloushallinto-ohjelmistoa keväällä 2008. Tutkimuksen runkoa voivat hyödyntää myös muut uutta ohjelmistoa hankkivat pk-yritykset.

The market offers a great variety of financial management software. It is essential to find a suitable one for each company’s special needs. This study is a comparison of various financial management software products. The objective of the study was to find the best possible software application for Keulink Oy, by which the study was commissioned. This study is an action research and it was conducted in September - December 2007. The implementation of the research was started by searching for suitable financial management software programs. Fifteen programs were taken into consideration. As a result, eight suppliers were contacted in order to get offers. Three best offers were chosen for a closer study. Two of the best, Nova and Lemonsoft, were introduced to Keulink’s management as equal winners. In the last phase, one extra program, ProEconomica, was included in the study. This program was considered as a better option than Nova and Lemonsoft because of its similar attributes, but a more favourable price. ProEconomica is used by the city of Keuruu, and Keulink would get access to it without paying the licence fees. The results indicated that the best financial management software program for Keulink was ProEconomica. The chosen software offers the best solution for Keulink’s needs at the most advantageous price. As a conclusion it can be stated that most of the available programs contain good enough attributes for a small company. In this study the biggest differences between programs were found in expansion possibilities, usability and price. Keulink will use this study as a guideline while choosing their new financial management program in spring 2008. The frame reference of the study could help other companies as well in their search for software.