Ostolaskujen sähköinen kierrätysjärjestelmä : Case: Oy Finnsampo Ltd

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana on Oy Finnsampo Ltd. Tutkimuksen tavoitteena on kehittää toimeksiantajan omistamien yrityksien ostolaskujen käsittelyprosessia ostolaskujen kierrätysjärjestelmän avulla. Lisäksi tutkimuksessa haetaan ratkaisua tuotantoyrityksien kaksinkertaiseen ostolaskujen käsittelyyn. Ostolaskut käsitellään tuotantoyrityksissä kaksi kertaa sisäisen ja ulkoisen laskennan tarpeiden täyttämiseksi. Tutkimus on kehittämistutkimus. Tutkimusotteena käytetään tapaus- eli casetutkimusta. Tutkimusmenetelmänä on laadullinen tutkimus, jossa hyödynnetään haastatteluja, havainnointia ja dokumentteja. Viitekehyksessä käsitellään sähköistä ostolaskua ja ostolaskujen kierrätysjärjestelmän hankintaa. Tutkimustuloksen mukaan kohdeyritykselle ei löydy käytössä olevien ohjelmistojen tuoteperheistä kustannustehokasta sähköisten ostolaskujen kierrätysjärjestelmää. Ostolaskujen hyväksyminen ja kierrättäminen sähköisesti voidaan toteuttaa esimerkiksi luomalla erillinen ostolaskujen sähköinen arkistointiohjelmisto. Ohjelmiston käyttöönotolla vähennetään ostolaskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa ja siirrytään lähemmäksi sähköistä taloushallintoa. Tutkimuksessa löydettiin ratkaisu laskujen kaksinkertaiseen käsittelyyn tuotantoyrityksissä. Yrityksissä voidaan ottaa käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä Control9000:ssa oleva ostoreskontra. Ostoreskontran käyttöönotolla saadaan yhdellä ostolaskun käsittely kerralla tarvittava informaatio sisäistä ja ulkoista laskentaa varten.

The aim of this thesis was to develop the invoice handling process in case company, Oy Finnsampo Ltd, by circulating invoices electronically. The research is also trying to find a solution to double handling of purchase invoices in manufacturing companies, which is needed to meet the needs of internal and external calculation. This research an action research. The research method was qualitative using interviews, observation and documents. The frame of reference focuses on e-voicing and acquiring a purchase invoice software. The result of the research is that there is no a cost effective software available for case company. The approval of invoices and electronic invoice is only possible with the help of electronic filing system. The electronic system will reduce the time used for invoice handling and the system will also help the case company to move closer to electronic financial management. Another result of this research was a solution for avoiding double handling in the manufacturing companies. They could start to use accounts payable of Control9000. By using Control9000 accounts payable, the manufacturing company can produce the needed information simultaneously.