Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän kehittäminen kuntasektorilla

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toimintatutkimus, jonka tarkoituksena on tukea toimeksiantajakunnan henkilöstöhallintoa ja muita asianosaisia tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvässä päätöksenteossa. Esiselvitystyönä koottiin tietoa kuntien tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyvistä puitteista, prosesseista, toimintatavoista ja mahdollisista sudenkuopista. Näiden kokemusten esille tuominen auttaa ennalta hahmottamaan tietojärjestelmän käyttöönottoon kohdistuvia vaatimuksia ja kiinnittämään huomiota olennaisiin tekijöihin jo suunnitteluvai-heessa. Opinnäytetyö vastaa näin kysymykseen: Miten ja mihin henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän käyttöönotossa tulee valmistautua? Opinnäytetyössä selvitetään tämän lisäksi yksityiskohtaisemmin toimeksiantajakunnan muutosjohtamisen ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän kehittämistarpeita palkkahallinnon asiantuntijoiden näkökulmasta.

Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä kuvataan kuntasektorin henkilöstöhallinnon prosessien, tietojärjestelmien ja rakenteiden nykytilaa sekä esitellään organisaatiomuutosten johtamisen teoriaa ja aiempia tutkimuksia. Suomessa toteutetut tutkimukset käsittelevät tietojärjestelmän käyttöönottojen onnistumistekijöitä sekä kuntien muutosjohtamisen tilaa ja tarjoavat näin ajankohtaisen ja yleistettävän kuvan kuntasektorin henkilöstöhallinnon kehittämistyötä varten.

Opinnäytetyön aineistonkeruumenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua sekä osallistuvaa havainnointia. Opinnäytetyötä varten haastateltiin kolmen eri kunnan henkilöstöhallinnon johdossa toimivaa viranhaltijaa sekä toimeksiantajakunnan henkilöstöasiantuntijaa ja viittä palkkasihteeriä. Haastattelut sekä tietojärjestelmän toimintaan liittyvä havainnointi toteutettiin marraskuussa 2018. Toimintatutkimuksen tuotoksena laadittiin kuvaus kunnan henkilöstöhallinnon prosessien ja tietojärjestelmien nykytilasta sekä lista asioista, jotka tulee huomioida muutosten läpiviemisessä ja tietojärjestelmän uudistamisessa.

Muutosten johtamiseen osallistuneet asiantuntijat korostivat käyttöönoton sujuvassa etenemisessä HR-henkilöstön substanssiosaamista, riittäviä resursseja, riskien hallintaa, muutosviestintää sekä toimivaa yhteistyötä ja vastuujakoa. Tulosten perusteella uuteen tietojärjestelmään kohdistuvalta muutosvastarinnalta on mahdollista välttyä jos asenteet vanhaa järjestelmää kohtaan ovat lähtökohtaisesti kielteiset ja muutosjohtamisessa huomioidaan riittävä viestintä sekä käyttäjäkoulutus. Opinnäytetyön pohjalta voidaan todeta myös, että henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumisen kannalta palkkahallinnon asiantuntijoiden osallistaminen sekä sujuva yhteistyö palveluntuottajan, toimittajan sekä henkilöstöryhmien kanssa on olennaista. Yhteistyön onnistumista edesauttoivat jäsenten välinen luottamus ja sitoutuminen. Opinnäytetyö tarjoaa tietoa, jota voi jatkossa hyödyntää kuntien henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien kehittämistyössä