Automaattisen ja perinteisen kirjanpitotavan vertailu ja niiden keskeiset erot

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite on kerätä tietoa perinteisestä ja automaattisesta kirjanpitotavasta ja vertailla näistä kahdesta löytyviä keskeisiä eroja. Perinteisellä kirjanpidolla tarkoitetaan tässä opinnäytetyössä kirjanpitoa, jossa laskut sekä saapuvat että lähtevät paperisena ja ne kirjataan manuaalisesti osakirjanpitoihin tai suoraan pääkirjanpitoon. Automaattisessa kirjanpidossa sen sijaan laskut saapuvat ja lähtevät sähköisesti ja kirjanpito tapahtuu automaattikirjauksin perustuen kirjaussääntöihin.

Teoreettista tietoa opinnäytteeseen haettiin kirjanpitolaista ja kirjanpitolautakunnan ohjeista, alan kirjallisuudesta sekä muista lähteistä. Apuna perinteisen ja automaattisen kirjanpitotavan konkreettisten erojen selvittämiseen käytettiin vertailua perinteisesti toimivien kirjanpito-ohjelmien ja automaattikirjauksin toimivan Devlab Oy:n kehittämän toiminnanohjausjärjestelmän, Pupesoftin, välillä.

Suurimmat erot perinteisen ja automaattisen kirjanpitotavan välillä ovat osakirjanpito, täsmäytysten rooli, tositenumerointi ja tositteiden säilytys, tilien määrä, raportointi sekä itse kirjaukset kirjanpitoon. Osakirjanpitoja automaattisessa kirjanpidossa ei ole, koska kaikki kirjaukset tehdään pääkirjanpitoon liiketapahtumakohtaisesti. Osakirjanpitoja ei tarvitse täsmäyttää pääkirjanpitoon automaattisessa kirjanpidossa, mutta kirjanpidon tarkistamisen rooli kasvaa automatisoinnin myötä. Tositenumerointi ei automaattisessa kirjanpidossa ole aina juokseva, toisin kuin perinteisessä kirjanpidossa yleensä on. Tositteet myös säilytetään sähköisesti automaattisessa kirjanpidossa, perinteisessä kirjanpidossa paperisina mapeissa. Tilikarttaa pystytään automaattisessa kirjanpidossa lyhentämään, mikä selkeyttää kirjanpitoa. Raportointi nopeutuu huomattavasti automaattisessa kirjanpidossa verrattuna perinteiseen kirjanpitoon, jossa käytössä on osakirjanpitoja, sillä automaattisessa kirjanpidossa kirjanpito on jatkuvasti ajan tasalla. Kirjaukset kirjautuvat järjestelmään automaattisesti automaattisessa kirjanpidossa, jos laskut lähetetään ja vastaanotetaan sähköisenä, perinteisessä kirjanpidossa kirjaukset täytyy tehdä yleensä manuaalisesti ainakin osittain.

Kirjanpidon automatisointi muuttaa myös laskentatoimen henkilöstön työtehtäviä, sillä rutiinitehtävät vähenevät ja voidaan keskittyä vaativimpiin osa-alueisiin.

Automaattinen kirjanpito tehostaa liiketoimintaa, mutta sen yleistyminen on edennyt hitaasti. Sama ilmiö on tosin havaittavissa sähköisessä liiketoiminnassa yleensäkin.

The goal for this thesis is to gather information about traditional and automatic accounting procedures and to identify the biggest differences between these two methods. In this thesis, the traditional accounting procedure means accounting where invoices come and go on paper, and those are documented manually in the subledger or straight in the general ledger. Automatic accounting means that invoices come and go electronically, and are documented automatically in the accounts based on rules of documentation that are set for the program.

Information for this thesis was gathered from Finnish accounting legislation, the Accountancy Board’s guidelines and other sources. An Enterprise Resource Planning system called Pupesoft, which is produced by Devlab Oy, was used to identify the biggest differences between traditional and automatic accounting.

The biggest differences between traditional and automatic accounting are in the use of subledgers, the role of making reconciliation, receipt numbering and the storing of receipts, the number of accounts, reporting procedures, and the actual method of entering items into the accounts. There are no different subledgers in automatic accounting, therefore all the entries are made straight to the general ledger, transaction by transaction. The role of inspecting the accounts becomes a lot more important with automatic accounting.

Receipt numbering doesn’t always run consecutively in automatic accounting, in contrast to traditional accounting. Receipts are stored electronically in automatic accounting; in traditional accounting receipts are usually stored in paper form in folders. The account scheme can be shortened in automatic accounting, which clarifies the accounting process. Reporting speeds up significantly in comparison with traditional accounting, where subledgers are used, because accounting is constantly updated in real time. Entries are documented electronically in automatic accounting, where all the invoices are delivered and received electronically.

Accounting automation changes also the duties of accountancy personnel, because there is less routine work and people’s energy can be focused on more challenging tasks.

Automatic accounting makes business more effective, but it has spread slowly.