Yökerho Doris 30 vuotta -juhlaviikko : Tapahtuman järjestäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli järjestää yökerho Doriksen 30-vuotisen olemassaolon juhlistamiseksi tapahtuma. Aleksin Ravintolat Oy:n kuuluva Doris on toiminut samalla paikallaan Tampereen keskustassa vuodesta 1986. Yökerho on avoinna neljänä iltana viikosta. Tarve työlle tuli toimeksiantajalta, joka kaipasi ulkopuolista apua tapahtuman järjestämiseen. Yhden illan sijaan tapahtuma päätettiin suurentaa syntymäpäiväviikoksi. Ajankohta oli 14.-20.11.2016 ja jokaiselle neljälle illalle järjestettiin erilaista ohjelmaa. Tapahtuma suunniteltiin, markkinoitiin ja toteutettiin yhteistyössä ravintolapäällikkö Antti Kokon ja muun Doriksen henkilökunnan kanssa. Opinnäytetyön tavoite oli järjestää ikimuistoinen tapahtuma, tuoda toteutukseen ideoita sekä tavoittaa tapahtuman markkinoinnilla uusia asiakkaita.

Opinnäytetyö toteutettiin vahvasti toiminnallisena. Teoriaosuus rakennettiin tukemaan käytännön toteutusta. Kahteen osaan jakautuva teoriaosa käsitteli tapahtumamarkkinointia sekä tapahtuman järjestämistä. Tapahtumamarkkinoinnin osuudessa käytiin läpi 4P-markkinointimallia, kohderyhmiä, markkinoinnin konkreettisia keinoja sekä toteutusta. Lisäksi käsiteltiin tapahtumamarkkinoinnin kuluja ja mahdollisuuksia sponsoreiden hyödyntämiseen. Tapahtuman järjestämisen teoria koostui suunnittelusta, toteutuksesta sekä tapahtuman jälkeen tehtävistä asioista. Erityisinä huomioina teoriaan nostettiin tapahtumien turvallisuus sekä lupa- ja ilmoitusasiat. Teoriaosuuden loppuun koottiin omakohtaiseen kokemukseen pohjautuva tapahtumajärjestäjän muistilista. Opinnäytetyön käytännön toteutusosassa kerrottiin Doriksen juhlaviikon suunnittelusta päiväkohtaisesti, tapahtuman markkinoinnista, yhteistyökumppaneista sekä toteutuksesta.

Pohdintaosuudessa käytiin läpi tapahtuman onnistumista sekä tavoitteisiin pääsemistä. Markkinoinnissa ja tapahtuman houkuttelevuudessa onnistuttiin, sillä kävijämäärät olivat hyviä jokaisena iltana eikä vaihtuvuus iltojen aikana ollut merkittävä. Jokainen ilta oli onnistunut kokonaisuus ja erityisesti kutsuvierastilaisuudet tarjoilivat halutun mieleenpainuvan kokemuksen osallistujille.

The purpose of this thesis was to help the restaurant manager Antti Kokko to plan, organize and execute an anniversary celebration week for nightclub Doris under the period from 14 to 20 of November in 2016. Doris was open four nights a week at the time and for every night the intent was to have different kinds of entertainment. Doris is owned by Aleksin Ravintolat Oy and has been serving customers at the same place in Tampere since 1986.

This thesis was divided into four parts. The first part consists of the theory of event marketing, including the 4P marketing mix model, target groups, practical ways of marketing, budgeting, sponsoring and execution. The second part deals with the theory of event producing, containing planning, permissions and announcements, safety issues, execution and tasks after the event. The purpose of the third part was to collect a checklist for event planners. The fourth part describes the anniversary week of Doris from planning and marketing to the execution.

The 30th anniversary celebration week for Doris went well. The only tangible way to measure success was the number of customers. Another target was to ensure a comprehensively successful event. Both targets were achieved and the client of the thesis was pleased.