Perehdyttämismateriaalin kehittäminen UPM-Kymmene Oyj:n AR-osastolle verkkoym-päristöön

Abstract

Tämä tutkimus tehtiin toimeksiantona työn tekijän työpaikalle UPM-Kymmene Oyj:lle. Tämän työn lähtökohtana oli se, että toimeksiantohetkellä syyskuussa 2009 työssä tarvittavat tiedot ja ohjeet olivat hajautettuna useassa paikassa esimerkiksi monissa tietokannoissa, intranetissä ja tiedostoissa eri verkkoasemilla. Tiedot piti saada yhteen paikkaan helposti saataville. Tässä tutkimuksessa keskityttiin perehdyttämiseen verkkoympäristössä.

Tämän laadullisen tutkimuksen tavoitteena oli kehittää verkkoympäristöön tulevaa perehdyttämismateriaalia. Tavoitteella oli kolme osatavoitetta: Ensimmäisenä osatavoitteena oli tutustuttaa lukija perehdyttämiseen painottaen erityisesti verkkoympäristössä tapahtuvaa perehdyttämistä. Toisena osatavoitteena oli kartoittaa, millaista perehdyttä-mismateriaalin pitäisi olla. Kolmantena osatavoitteena oli ohjeistaa tutkimustulosten ja teorian perusteella verkkoon suunnatun perehdyttämismateriaalin tuottajaa siinä, mitä pitää ottaa huomioon materiaalia tuotettaessa sisällöstä ja esitystavasta.

Aluksi työssä esiteltiin toimeksiantajaorganisaatio UPM-Kymmene Oyj. Teoreettinen viitekehys koostui perehdyttämiseen ja verkkoympäristöön liittyvistä asioista.

Tiedonkeruumenetelminä tutkimuksessa käytettiin kahta teemahaastattelua. Ensimmäisessä haastateltiin osastolle viimeksi tullutta henkilöä ja toisessa osaston esimiehiä parihaastatteluna. Kolmas tiedonkeruutapa oli 24 työntekijälle lähetetty lomakekysely.

Tutkimuksen aineistoa analysoitaessa valittiin teemoiksi työnopastus, taloon tutustuminen, kokonaiskuva toiminnasta, perehdyttämisohjelma sekä perehdyttämismateriaalin esitystapa. Tutkimuksen perusteella esitettiin yhteenveto, jossa tutkimustulosten ja teoriatiedon perusteella tehtiin perehdyttämismateriaalin tuottajalle ohjeistus sisällöstä ja esitystavasta.

Tämä tutkimus oli kaksiosaisen projektin ensimmäinen osa. Tämän työn toimii ohjeistuksena projektin toisen osan toteuttajalle. Toisessa osassa verkkomateriaali tuotetaan, sitä testataan ja se otetaan käyttöön.

Hyvin hoidettu perehdyttäminen tuo organisaatiolle valtavasti hyötyä. Henkilöstön viihtyvyys paranee, kun työntekijä osaa tehdä työnsä hyvin alusta asti. Virheiden määrä pienenee sekä poissaolot ja vaihtuvuus vähenevät, kun työntekijät ovat sitoutuneita työ-hönsä. Näin ollen yrityksen kilpailukyky paranee ja toiminta tulee kustannustehokkaammaksi.

This thesis was made for UPM-Kymmene Oyj’s AR-department. The base for this thesis was the need for good orientation material that exists in one place. Now the situation is that all information is scattered to databases, intranet or to different drives.

This thesis's object was to develop network orientation material. It had three sub objects. The first was to get the reader familiar with orientation that takes place in web-learning environment. The second object was to research what kind should the orientation material be like. The third object was give guideline for the person who will make the actual material after this study. The guideline concerns the content of material and how the material should be addresses.

After introduction in this thesis, the co-operating company UPM-Kymmene Oyj was introduced. Then in theoretical context orientation and weblearning environment related issues were opened up.

In this study, theme interviews were used, first with a newcomer to the company and then with AR’s team leaders. Additionally, there was an inquiry for 24 employees.

When analyzing the material from the study, five themes were selected: work counseling, company’s ways of working, the big picture of functions, orientation program and presentation of the material. A summary that included instructions for the person who will make the material was presented.

This study was the first part of a two-part project. In the second part network material will be produced, it will be tested and then it will be taking into use.

Good orientation of employees brings enormous benefits to organization. When employees enjoy working there are a numerous of ways in which it affects the whole com-pany’s competitiveness and cost efficiency.