SALLI-Sopimushallintatyökalu
Näppilä, Noora; Miettinen, Anna (2010)
Tampereen ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010112315144
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010112315144
Tiivistelmä
Salli-sopimushallintatyökalu luotiin toimeksiantajan, isännöinti- ja kiinteistönhoitoalan yrityksen Kaukajärviosuuskunnan, päivittäistä tarvetta varten tutkia ja dokumentoida kiinteistönhoitoalalla voimassa olevia sopimuksia. Sallin avulla sopimustenhallinta helpottuu. Sallia tehtäessä vanhoista sopimuksista siirrettiin kaikki oleellinen informaatio sähköiseen muotoon. Näin tiedon käsittely, hallinnointi ja päivittäminen on nyt sekä ajallisesti tehokkaampaa että käyttöominaisuuksiltaan helpompaa. Sallin laajan käyttäjäkunnan vuoksi Sallista rakennettiin mahdollisimman helppokäyttöinen ja vaivattomasti saatavilla oleva Excel-pohjainen tietopaketti, joka vastaa parhaalla mahdollisella tavalla kunkin käyttäjän tarpeisiin. Salli sisältää tietoja ja työnkuvauksia sekä ulko- että talohuollosta, jotka on kohteittain määritelty kunkin asiakkaan kanssa. Lähdeaineistona toimineet sopimukset sisältävät salassa pidettävää informaatiota, jonka vuoksi opinnäytetyötä ei voi julkaista kokonaisuudessaan.
Työkalu rakennettiin laajaksi Excel-taulukoksi. Excel-pohjaisen työkalun luominen vaati kattavaa tutustumista Excelin käyttöominaisuuksiin. Tiedon kartuttaminen auttoi rakentamaan työkalusta juuri sellaisen, mitä toimeksiantaja Sallin käytettävyydeltä edellytti. Tiedon haun tuli olla helppoa ja sen muokkaamisen tuli viedä aiempaa vähemmän resursseja.
Teoriatiedon opiskelu oli välttämätöntä pohdittaessa ja muokattaessa sopimushallintaan liittyviä asianhaaroja, jotta opinnäytetyön rakenteesta tuli mahdollisimman looginen. Teorian opiskelu kulki käsi kädessä työkalun rakentamisen kanssa. Heinäkuussa 2010 voimaan tullut uusi asunto-osakeyhtiölaki toi muutoksia asunto-osakeyhtiöiden vastuunjakoon, jotka tuli ottaa huomioon työkalua tehtäessä.
Salli on jatkuvassa käytössä Kaukajärviosuuskunnalla, ja Sallista saatu palaute on ollut myönteistä. Sallia tullaan jatkossa päivittämään aina tarvittaessa, jotta sen luotettavuus säilyy. Uusien asiakkaiden kanssa solmitut sopimukset sekä mahdolliset sopimusmuutokset päivitetään työkaluun heti. Sallista muodostui toimeksiantajan toiveita vastaava sopimushallintatyökalu, joka on yrityksen käytössä päivittäin laskutuksen ja työnjohdon tukena.
Työkalu rakennettiin laajaksi Excel-taulukoksi. Excel-pohjaisen työkalun luominen vaati kattavaa tutustumista Excelin käyttöominaisuuksiin. Tiedon kartuttaminen auttoi rakentamaan työkalusta juuri sellaisen, mitä toimeksiantaja Sallin käytettävyydeltä edellytti. Tiedon haun tuli olla helppoa ja sen muokkaamisen tuli viedä aiempaa vähemmän resursseja.
Teoriatiedon opiskelu oli välttämätöntä pohdittaessa ja muokattaessa sopimushallintaan liittyviä asianhaaroja, jotta opinnäytetyön rakenteesta tuli mahdollisimman looginen. Teorian opiskelu kulki käsi kädessä työkalun rakentamisen kanssa. Heinäkuussa 2010 voimaan tullut uusi asunto-osakeyhtiölaki toi muutoksia asunto-osakeyhtiöiden vastuunjakoon, jotka tuli ottaa huomioon työkalua tehtäessä.
Salli on jatkuvassa käytössä Kaukajärviosuuskunnalla, ja Sallista saatu palaute on ollut myönteistä. Sallia tullaan jatkossa päivittämään aina tarvittaessa, jotta sen luotettavuus säilyy. Uusien asiakkaiden kanssa solmitut sopimukset sekä mahdolliset sopimusmuutokset päivitetään työkaluun heti. Sallista muodostui toimeksiantajan toiveita vastaava sopimushallintatyökalu, joka on yrityksen käytössä päivittäin laskutuksen ja työnjohdon tukena.