Sähköinen perehdyttämiskansio : case Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli koota Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymälle perehdyttämiskansio, joka on jatkossa käytössä kaikissa organisaatioyksiköissä perehdyttämisen yleisohjeena. Toimeksiantaja halusi, että perehdyttämiskansio tehdään sähköiseen muotoon, jotta tieto on ajasta ja paikasta riippumatta helposti saatavilla, jaettavissa sekä päivitettävissä. Perehdyttämiskansion sisältö koottiin Moodleen pääosin linkittämällä yksittäisiä työohjeita perehdyttämistä tukevaksi kokonaisuudeksi. Tätä yleisohjetta täsmennettiin yksikkökohtaisilla aineistoilla ja tehtäväkohtaisilla ohjeilla.

Perehdyttämiskansion kokoaminen aloitettiin vertailemalla erityyppisten organisaatioiden perehdyttämiskäytäntöjä ja haastattelemalla uusimpia tulokkaita. Lisäksi edellisen lukuvuoden aikana aloittaneille työntekijöille tehtiin perehdyttämisen arviointikysely.

Perehdyttämiskansiossa on tietoa organisaatiosta, työyhteisöstä ja -ympäristöstä sekä yksiköistä, jotta perehdytettävän on helpompi hahmottaa oman yksikön ja työtehtävän liittyminen koko organisaation toimintaan. Työsuhdeasiat ja henkilöstöpalveluihin liittyvä aineisto tukevat perehdytettävän henkilökohtaista ohjausta ja ovat helposti löydettävissä, kun niitä tarvitsee. Työtehtävästä riippumatta yleishallinto ja tietotekniikka sekä eri järjestelmät tukipalveluineen liittyvät keskeisesti perehdyttämiseen. Perehdyttämiskansioon liitettiin lisäksi keskeisimmät tehtäväkohtaiset asiat opetus-, projekti ja esimiestehtävissä toimivia työntekijöitä varten.

Perehdyttäminen perustuu vuorovaikutteisuuteen ja siksi perehdyttämiskansioon lisättiin palautekysely. Työntekijät arvioivat omaa perehdyttämistään ja siihen liittyviä toimintoja, ja saadun palautteen avulla organisaation koko perehdyttämisprosessia kehitetään edelleen.

The objective of this thesis was to prepare an introductory folder that serves all institutes of Federation of Education in Central Ostrobothnia. In order to be easily accessed, distributed and updated the mandator requested the folder in an electronic form. The contents of the introductory folder are collected in Moodle mainly by linking already existing working instructions, staff regulations and other documents.

The task began by benchmarking different introduction practises. Comparisons were made between the institutes of the target organisation as well as other comparable organisations both in public and private sectors. A few recent newcomers were interviewed and an evaluation form of the introduction training was sent to employees that had started working within the last six months.

To make it easier for the newcomers to understand their own role as part of the organisation and its business operations, a lot of information about the organisation was enclosed. Matters related to employment and personnel policy were included too. Despite the type of work, administrative and data system support services are important parts of introduction. The most essential matters in teaching, project work and managerial duties were linked to the folder to support individual guidance.

Instructing newcomers in work is based on interaction and therefore employees are asked to anonymously evaluate the introduction procedure and routines. The organisation will develop the introduction process on grounds of this feedback.