Tuloksellisuuden keinoin kohti parempaa kokonaisuutta : julkisen ruokapalvelun kehittämissuunnitelma

Abstract

Kehittämistyön tavoitteena oli kehittää keskisuuren kunnan ruokapalvelua tuloksellisuuden näkökulmasta. Toiminnasta haluttiin tehdä tavoitehakuista, virtaviivaista ja mittareiden muodossa todennettavaa. Kokonaisvaltaiseen suorituskykyyn tähtäävät mittaristot sisältävät taloudellisten mittareiden lisäksi toiminnallisia sekä laadullisia mittareita. Kehittämistyössä oli nähtävissä kaksi kehittämisen sykliä, joista toinen keskittyi historia-analyysin pohjalta tehtyihin havaintoihin ja toinen nykytilanteesta tehtyyn analyysiin. Analyysien laadinnassa käytettiin menetelminä haastatteluja, havaintoja sekä kohde organisaation toimintaan liittyviä asiakirjoja. Teoreettisessa osassa käsiteltiin tuloksellisuuden käsitettä, jonka pohjalta todelliset kehittämistoimet muotoutuivat. Balanced scorecardia käsittelevässä teoriassa luotiin silmäys menetelmään yleisellä tasolla, sekä avattiin julkiselle sektorille suunniteltua sovellusta eli tasapainoisen onnistumisen strategiaa. Lisäksi teoriassa käsiteltiin mittaamista käsitteenä sekä prosesseja. Empiirinen osa toteutettiin konstruktiivisen tutkimuksen näkökulmaa hyödyntäen.

Kehittämistyön konkreettisena tuloksena luotiin ruokapalvelulle toiminnan mittausjärjestelmä. Mittausjärjestelmässä käsiteltiin neljää keskeistä ruokapalvelun toiminnan kannalta tärkeää näkökulmaa. Näkökulmiksi valittiin talous, asiakas/vaikuttavuus, sisäinen tehokkuus ja henkilöstö. Käsiteltäville näkökulmille valittiin kriittiset menestystekijät sekä luotiin mittarit niiden arviointiin. Kehittämistyötä itsessään voidaan myös pitää tuloksena, koska työssä on nähtävissä koko ruokapalvelun elinkaari historiasta nykypäivään. Kehityskaaren myötä toiminnan ymmärrys laajenee myös päättäjien tasolle. Kehittämistyö kohdeorganisaatiossa jatkuu, koska mittariston testaaminen ja arviointi jäi tämän työn ulkopuolelle. Lisäksi kohdeorganisaatiossa jatketaan prosessien pilkkomista ja kuvaamista.

Kehittämistyön haasteina voidaan pitää henkilöstön ja johdon sitouttamista. Kehittäjän rooli korostui ja hän teki paljon itsenäisiä ratkaisuja, jotta kehittämistyö saatiin etenemään. Tulevaisuus näyttää tehtiinkö mittaristosta liian raskas. Mittariston arviointia on mielekästä tehdä vasta kun mittariston käytöstä on konkreettista näyttöä.

The aim of this work was to enhance the productivity of food service in a mediumsized municipality. The goal was to develop targetoriented and streamlined activities with applicable metrics. The comprehensive set of metrics should consist of economical, but also functional and qualitative measures. The analysis was based both on the findings from the past and an understanding of the current environment. Interviews, observations, and organisational documents were used to analyse the activities. The theoretical part of the work studied the concept of productivity, which then formed the basis for the actual development. Balanced Scorecard (BSC) theory provided the basic methodology and clarified the strategy of “balanced success”, the BSC application for the public sector. In addition, the BSC theory elaborated the methodology of measurement. The empirical part of the work was conducted using a constructive research perspective.

As a concrete result of the work, an assessment system for food service was created. The assessment system dealt with four key food service aspects which were: economics, the client and effectiveness, internal productivity and human resources. Key success elements were defined and valid indicators created for the assessment. The body of work itself can also be considered a product, because it describes the whole life cycle of food service through history to the present day. This description facilitates the understanding of food service also among the decisionmakers. Further development of the work in the selected organisation will continue, because testing and evaluation of the assessment system was not part of this work. In addition, the elaboration and definition of the processes will be carried further.

The main challenge of the work can be considered the commitment of personnel and management. The role of the developer was emphasised and she had to make independent decisions to enable the development work to proceed. The future will tell if the metrics become too labour intensive. The evaluation of the assessment system is meaningful only after some concrete evidence of the metric’s applicability has been collected.