Projektien laajuuden hallinta ja muutosten merkitys sidosryhmille
Storberg, Patrick (2019)
Storberg, Patrick
2019
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019061817178
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019061817178
Tiivistelmä
Tämän kehittämistyön tavoitteena on tehostaa IT-alalla toimivan yrityksen projektiliiketoimintaa selvittämällä projektien muutoshallintaan liittyviä ratkaisuja sekä saada ymmärrys muutoshallinnan ja hallintamenetelmien vaikutuksista asiakastyytyväisyyteen.
Kehittämistyön tutkimusmenetelmäksi valitulla kyselytutkimuksella kerättiin projektien muutoshallintaan liittyviä toimintatapoja ja ominaisuuksia asiakkailta, työntekijöiltä sekä projektialalla toimivilta henkilöiltä. Tutkimuskysymyksinä oli valittuna esimerkiksi projektien kohtaamien muutostarpeiden syyt, tavat havaita muutoksia sekä projektihenkilöiden mielestä parhaat käytännöt hallita projektiin kohdistuvia muutoksia. Tutkimukseen osallistui yhteensä 127 vastaajaa.
Tutkimukseni mukaan jopa 57 prosenttia vastaajista oli kokenut projektin laajuuden (scopen) muuttumisen projektin aikana. Projekteista 44 prosenttia oli kokenut haasteita ylioptimistisen aikataulun tai budjetin vuoksi.
Projektien määrittelyvaihetta voidaan tehostaa esimerkiksi ottamalla sidosryhmät paremmin mukaan vaatimusmäärittelyihin, sopimalla muutoshallintaprosessista ja hallintatavoista projektin alkuvaiheessa sekä mahdollistamalla asiakkaan priorisointi projektin työkokonaisuuksiin projektin toteutusvaiheen aikana. Erityisesti ketterät projektinhallintamenetelmät ovat tehokas tapa hallita projekteja, joissa on ennalta arvaamattomia tai nopeasti muuttuvia vaatimuksia.
Tutkimustulosten avulla projekteissa voidaan ottaa huomioon paremmin asiakkaiden toiveet ja tarpeet sekä ottaa käyttöön parhaat käytännöt projektien muutoshallinnassa. The objective of the present Master’s thesis is to improve the project business of an IT company by identifying solutions for change management in projects. In addition, the aim is to gain insight into the impact of change management and the management methods on customer satisfaction.
A survey among customers, employees and project personnel was conducted to gather information concerning projects change management practices. Research questions included topics related to the changes in the scope of a project, the ways to observe the changes and the best practices for project managers to manage the encountered changes in a project. A total of 127 respondents participated in the survey.
According to the survey, up to 57 percent of IT projects had experienced a change in the scope of the project. Altogether 45 percent of the IT projects had met with challenges due to the overoptimistic schedule or budget.
The planning phase of the projects can be enhanced, for example, by involving the stakeholders in the definition of the requirements. Other factors increasing the efficiency include the approval of the change management process and management methods at the start of the project and the possibility for the customer to prioritize project work during the project implementation phase. In particular, agile methods have proved to be effective in projects that are subject to the changing scope.
The study results can be used to make it possible for projects to take into account the expectations and the needs of the customers and adopt the best practices in the change management of the projects.
Kehittämistyön tutkimusmenetelmäksi valitulla kyselytutkimuksella kerättiin projektien muutoshallintaan liittyviä toimintatapoja ja ominaisuuksia asiakkailta, työntekijöiltä sekä projektialalla toimivilta henkilöiltä. Tutkimuskysymyksinä oli valittuna esimerkiksi projektien kohtaamien muutostarpeiden syyt, tavat havaita muutoksia sekä projektihenkilöiden mielestä parhaat käytännöt hallita projektiin kohdistuvia muutoksia. Tutkimukseen osallistui yhteensä 127 vastaajaa.
Tutkimukseni mukaan jopa 57 prosenttia vastaajista oli kokenut projektin laajuuden (scopen) muuttumisen projektin aikana. Projekteista 44 prosenttia oli kokenut haasteita ylioptimistisen aikataulun tai budjetin vuoksi.
Projektien määrittelyvaihetta voidaan tehostaa esimerkiksi ottamalla sidosryhmät paremmin mukaan vaatimusmäärittelyihin, sopimalla muutoshallintaprosessista ja hallintatavoista projektin alkuvaiheessa sekä mahdollistamalla asiakkaan priorisointi projektin työkokonaisuuksiin projektin toteutusvaiheen aikana. Erityisesti ketterät projektinhallintamenetelmät ovat tehokas tapa hallita projekteja, joissa on ennalta arvaamattomia tai nopeasti muuttuvia vaatimuksia.
Tutkimustulosten avulla projekteissa voidaan ottaa huomioon paremmin asiakkaiden toiveet ja tarpeet sekä ottaa käyttöön parhaat käytännöt projektien muutoshallinnassa.
A survey among customers, employees and project personnel was conducted to gather information concerning projects change management practices. Research questions included topics related to the changes in the scope of a project, the ways to observe the changes and the best practices for project managers to manage the encountered changes in a project. A total of 127 respondents participated in the survey.
According to the survey, up to 57 percent of IT projects had experienced a change in the scope of the project. Altogether 45 percent of the IT projects had met with challenges due to the overoptimistic schedule or budget.
The planning phase of the projects can be enhanced, for example, by involving the stakeholders in the definition of the requirements. Other factors increasing the efficiency include the approval of the change management process and management methods at the start of the project and the possibility for the customer to prioritize project work during the project implementation phase. In particular, agile methods have proved to be effective in projects that are subject to the changing scope.
The study results can be used to make it possible for projects to take into account the expectations and the needs of the customers and adopt the best practices in the change management of the projects.